Die Bedeutung dieser beiden Begriffe war zu Beginn unserer E-Mail-Nutzung für alle offensichtlich, aber sie sind heute ziemlich veraltet. Sowohl CC als auch BCC sind Möglichkeiten, Kopien derselben E-Mail an mehrere Empfänger zu senden. CC steht für „Carbon Copy“ und BCC für „Blind Carbon Copy“. Der Unterschied zwischen den beiden besteht darin, dass jeder Empfänger die Adressen sehen kann, die Sie zum CC-Feld hinzufügen, während die Adressen im BCC-Feld für keine sichtbar sind.
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Die drei Empfängerfelder
Es ist ebenso einfach, die E-Mail-Adressen von Personen zu einem dieser Felder hinzuzufügen. Sie sollten sich jedoch immer überlegen, wer wie eine bestimmte E-Mail erhalten soll. Dies hängt von Dingen wie Ihren Beziehungen, der Organisation, für die Sie arbeiten, ihrer Kultur und ihrem Standort ab.
Menschen benutzen diese Felder oft unangemessen. Dadurch wird der Zweck einer E-Mail für die Empfänger weniger umfassend. Wenn Sie sie jedoch richtig verwenden, können Ihre Empfänger erkennen, ob das Lesen Ihrer E-Mails zu ihren Prioritäten gehört oder nicht.
Sie können Adressen in die folgenden drei Felder eingeben:
An - Die Empfänger in diesem Feld sind die Hauptzielgruppe der Nachricht.
CC - Diese Empfänger erhalten eine Kopie der Nachricht. Dies entspricht also fast dem Hinzufügen von Personen im Feld An.
BCC - Der Absender kann andere Personen diskret über die erfolgte Kommunikation informieren. Kein anderer Beteiligter sieht seine Adressen.
Leute benutzen BCC auch, wenn sie andere nicht mit einer wahnsinnig langen Liste von Adressen verwechseln wollen. Darüber hinaus ist dies eine gute Option, wenn sich die Empfänger nicht unbedingt kennen müssen. Es ist auch wichtig zu beachten, dass weder diejenigen im CC noch im BCC die Antworten der anderen Empfänger sehen.
Verwendung des To-Feldes
Wenn Sie acht Personen erreichen möchten, können Sie eine Adresse in das Feld An und die restlichen sieben in das Feld CC eingeben. Sie können aber auch alle acht in das Feld An einfügen. Es macht keinen großen Unterschied, da alle die gleiche E-Mail erhalten. Sie können auch den Rest der Empfänger sehen.
Ein bisschen anders sieht es jedoch aus, wenn Sie die richtige E-Mail-Etikette üben. In diesem Fall sollten Sie nur die Empfänger hinzufügen, die direkt von Ihrer Nachricht betroffen sind. Wenn Sie also bestimmte Personen bitten möchten, eine Aktion auszuführen, fügen Sie sie in das Feld An ein. Die Namen der von Ihnen dort angegebenen Adresse sollten am Anfang der E-Mail stehen. Etwas Einfaches wie „Liebe Andrea, Samantha und John“ sollte ausreichen.
Kurz gesagt, verwenden Sie das Feld An, um diejenigen auszuwählen, die Sie zu einer Aktion drängen möchten.
Verwendung des CC-Feldes
Wenn Sie Adressen in das CC-Feld eingeben, ist die von Ihnen erstellte Liste für alle Empfänger sichtbar. Die Hauptfunktion des CC-Feldes besteht darin, andere Empfänger darüber zu informieren, dass diese bestimmte Kommunikation stattfindet. Wenn Sie eine Adresse in dieses Feld eingeben, bedeutet dies "Nur zur Information". In diesem Fall sollten Sie von den Empfängern nur eine "gut zu wissen" Antwort erwarten.
Darüber hinaus wird CC auch als "Courtesy Copy" bezeichnet.
Verwendung des BCC-Feldes
Die Adresse, die Sie im Feld "BCC" eingeben, wird von keinem der Empfänger in den Feldern "An" und "CC" angezeigt. Wenn Sie möchten, dass jemand den Inhalt der E-Mail sieht, aber keine Aktion ausführt, fügen Sie dessen Adresse zu BCC hinzu. Es ist auch eine gute Option, wenn Sie die gleichen Informationen gleichzeitig mit einer Gruppe von Personen teilen möchten, aber nicht möchten, dass einer von ihnen sieht, wer sie noch empfängt.
Das BCC-Feld ist auch in sensiblen Situationen oder Argumenten sehr nützlich. Es ist eine geheime Möglichkeit, andere Personen zuzuhören, ohne dass der Empfänger davon erfährt. Sie können beispielsweise die Adresse Ihres Managers in das BCC-Feld aufnehmen, wenn ein Kunde eine Rückerstattung beantragt.
So verwenden Sie die Schaltfläche Allen antworten
Wenn Sie der Empfänger einer E-Mail sind und dem Absender antworten möchten, haben Sie zwei Möglichkeiten: Antworten und Allen antworten. Über die Schaltfläche Antworten können Sie direkt auf den Absender antworten, sodass keine anderen Empfänger Ihre Nachricht sehen können. Es gibt auch die Schaltfläche Allen antworten, mit der Ihre Antwort automatisch an alle Empfänger gesendet wird, deren Adressen sich in den Feldern An und CC befinden.
Obwohl dies praktisch ist, ist die Schaltfläche Allen antworten nicht immer eine gute Option. Sie sollten es nur verwenden, wenn es wichtig ist, dass alle Empfänger Ihre Nachricht erhalten.
Die meisten Benutzer klicken oder tippen auf diese Schaltfläche, ohne es zu merken. Das kann für die Empfänger, die nicht an Ihrer Antwort interessiert sind, ziemlich ärgerlich sein. Das versehentliche Klicken auf diese Schaltfläche kann auch sehr umständlich sein, insbesondere wenn Sie dem Absender persönliche Informationen mitteilen und nicht möchten, dass andere Teilnehmer diese lesen. Wenn Sie sich bewusst sind, wie Sie diese Funktion verwenden, kann dies allen Beteiligten viel Ärger ersparen.
Verwenden Sie die Schaltfläche Allen antworten nur, wenn es unbedingt erforderlich ist, dass der ursprüngliche Autor und alle anderen Empfänger auf der Empfängerliste Ihre Antwort sehen. Ein gutes Beispiel dafür sind Gruppendiskussionen über Arbeitsprojekte.
Verwenden Sie die Option Allen antworten nicht, wenn:
- Es gibt mindestens einen Empfänger, der Ihre Antwort nicht sehen muss
- Ihre Nachricht ist etwas sehr Einfaches wie "Alles klar" oder "Danke!"
Dinge zu beachten
Denken Sie daran, immer im Auge zu behalten, an wen Sie eine E-Mail senden und warum. Verwenden Sie die Felder An, CC und BCC mit Bedacht, und Ihre E-Mail-Etikette wird sich erheblich verbessern.
Sie sollten auch nachverfolgen, ob Sie ein Adressat (An) sind oder ob Sie eine Kopie (CC) erhalten haben. Auf diese Weise können Sie entscheiden, ob die E-Mail Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordert oder nicht.
Wenn Sie auf E-Mails antworten, ist es immer am besten, eine Standardantwort zu senden und zusätzliche Empfänger manuell hinzuzufügen. Sie können auch deren Adressen aus der Original-E-Mail kopieren, um dies zu vereinfachen. Überprüfen Sie in jedem Fall die Empfängerliste, bevor Sie auf "Senden" klicken.
