BCCing selbst ist eine sehr nützliche Sache für die Nachverfolgung von E-Mails. Wenn Sie lieber eine E-Mail haben möchten, die Sie in Ihrem Posteingang gesendet haben, ist das Hinzufügen Ihrer eigenen E-Mail-Adresse als BCC die richtige Wahl. Die Leute übersehen dies jedoch oft, wenn sie eine wichtige E-Mail senden, was dazu führt, dass sie das Nachfassen vergessen. Dies kann schnell zu Problemen führen.
Glücklicherweise gibt es eine Möglichkeit, sich beim Senden einer E-Mail automatisch zu bcc, was eine todsichere Methode ist, um sicherzustellen, dass Sie jede E-Mail nachverfolgen. Die Aktivierung des automatischen Self-BCC ist jedoch nicht ganz einfach. Hierbei wird eine Regel in Outlook erstellt.
Regeln und Warnungen verwalten
Auto BCC und CC ist eine große Sache in Outlook. Während Sie ein neues Add-On für Ihr browserbasiertes E-Mail-Konto herunterladen müssen, um dies zu erreichen, können Sie in Microsoft Outlook eine Regel erstellen. Die Regelfunktion finden Sie unter der Menüoption "Regeln und Warnungen verwalten " im oberen mittleren Bereich des Bildschirms auf der Registerkarte " Startseite" unter dem Symbol " Regeln" .
Klicken Sie auf " Regeln und Warnungen verwalten". Daraufhin wird ein neues Fenster angezeigt, in dem Sie eine neue Regel erstellen können. Klicken Sie oben links in diesem Fenster auf Neue Regel . Es werden drei Kategorien angezeigt : Organisiert bleiben, Auf dem neuesten Stand bleiben und Von einer leeren Regel ausgehen . Wählen Sie Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden unter der Kategorie Start von einer leeren Regel aus .
Bedingungen
Im Fenster des Regelassistenten können Sie auswählen, welche E-Mails als BCCs an Sie gesendet werden. Wenn Sie beispielsweise in den Betreffoptionen nach bestimmten Wörtern suchen, erstellen Sie die automatische BCC-Regel für E-Mails mit bestimmten Wörtern, die Sie erwähnen.
Da Sie derjenige sind, der die E-Mail sendet, können Sie diese clevere Option verwenden, um Ihre E-Mails automatisch zu sortieren. Sie können das Wort "Follow-up" in die Liste der spezifischen Wörter einfügen und die E-Mails markieren, die mit diesem Wort weiterverfolgt werden müssen.
Es gibt auch viele andere interessante Bedingungen, die Sie für Ihre E-Mails festlegen können. Wenn Sie möchten, dass alle von Ihnen gesendeten E-Mails in Ihrem Posteingang als BCC gespeichert werden, klicken Sie einfach auf Weiter, ohne eines der aufgelisteten Kästchen zu markieren.
Ausnahmen
Ausnahmen sind hier im Wesentlichen das Gegenteil von AGB. Wie Sie wahrscheinlich erraten haben, beschreiben Sie hier Situationen, in denen Sie sich nicht als BCC einschließen möchten. Sie können dem obigen Beispiel folgen und die Option " Ausgenommen, wenn der Betreff bestimmte Wörter enthält" verwenden, um eine Ausnahme hinzuzufügen. In diesem Beispiel können Sie den Befehl "Nicht-Follow-up" verwenden, dies kann jedoch zu Unordnung und sogar zu Fehlern führen, da die Follow-up-Wörter bereits Teil Ihrer Bedingungen sind.
Sie sind vielleicht besser dran mit der Ausnahme, wenn sie an Personen oder öffentliche Gruppen gesendet werden, oder mit der Ausnahme, wenn sie einer Kategorie zugewiesen sind .
Aktionen
Hier programmieren Sie die Aktionen, für die diese Regel gilt. Das heißt, hier können Sie auswählen, was mit den E-Mails geschehen soll, für die Sie Bedingungen festgelegt haben. Sie möchten sicherstellen, dass eine von Ihnen gesendete E-Mail in Ihrem Posteingang landet, aber leider gibt es hier keine direkte BCC-Befehlsautomatisierung. Dies bedeutet nicht, dass Sie ein BCC nicht imitieren können.
Wählen Sie zunächst im Schritt "Aktionen" des Regel-Assistenten die Option "Nachricht an Personen oder öffentliche Gruppe senden" aus. Klicken Sie nun auf Personen oder öffentliche Gruppe und geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gesendete E-Mail, die die festgelegten Bedingungen erfüllt, in Ihrem Posteingang landet. Wenn Ihre E-Mail-Adresse in den von Ihnen gesendeten E-Mails nicht öffentlich angezeigt werden soll, aktivieren Sie im ersten Schritt die Option Kopie in den angegebenen Ordner verschieben, klicken Sie auf den Link Angegebener Ordner und wählen Sie Ihren Posteingang aus.
BCC in Ihrem Posteingang
Wenn Sie Ihre eigene Mail an Ihre Bedürfnisse anpassen, haben Sie einen enormen Vorteil bei Ihrer Arbeit. Es stellt sicher, dass Ihr Posteingang gut sortiert ist und dass eine gute Organisation in jedem Arbeitsbereich unerlässlich ist. Der Regel-Assistent von Outlook bietet natürlich mehr Anwendungsfälle als nur das Einrichten eines automatischen BCC. Es ist jedoch wichtig, die Dinge sorgfältig zu planen und sicherzustellen, dass sich die Ausnahmen und Bedingungen nicht überschneiden und die richtigen E-Mail-Typen enthalten.
Gut gemachte automatische BCC-Regeln können Ihnen beim Sortieren Ihres Posteingangs sehr helfen. Wenn Sie es jedoch schlecht machen, können Sie Ihren Posteingang überfluten und ein noch größeres Problem als das, das Sie lösen möchten, verursachen.
Verwenden Sie automatisches BCC in Outlook? Wie hast du es eingerichtet? Welche Ausnahmen und Bedingungen verwenden Sie und welche anderen Regeln haben Sie erstellt?
