So löschen Sie alte E-Mails in Google Mail automatisch

In einer Arbeitsumgebung ist es unerlässlich, dass Sie einen organisierten Posteingang haben, um die Effizienz aufrechtzuerhalten. Ein überfüllter Posteingang kann sich als ziemlich schmerzhaft erweisen, insbesondere wenn Sie gezwungen sind, durch Berge älterer E-Mails zu scrollen, die Sie möglicherweise nicht mehr benötigen. Diese älteren E-Mails haben früher möglicherweise einen Zweck erfüllt, sind aber inzwischen zu zusätzlichen Hürden bei der Suche nach einer bestimmten E-Mail geworden.

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„Mein Posteingang ist eine Katastrophe. Ich habe E-Mails von vor über zwei Jahren. Ich muss das wirklich ausfindig machen. “

Um viel Zeit zu sparen, würde ich nicht empfehlen, alle Ihre älteren E-Mails manuell zu löschen. Stattdessen können Sie diese E-Mails mithilfe von Filtern viel schneller entfernen. Durch Erstellen eines Filters können Sie alte Nachrichten basierend auf einem bestimmten Zeitrahmen löschen. Das einzige Problem bei der Verwendung von Filtern ist, dass sie nur für neu empfangene Nachrichten gelten. Sie können in Zukunft Filter anwenden, um sicherzustellen, dass der Stapel nicht ein zweites Mal auftritt. Wie steht es jedoch mit den E-Mails, die jetzt Ihren Posteingang füllen?

Diese älteren Google Mail-E-Mails automatisch löschen

Es gibt ein paar Dinge, auf die Sie eingehen müssen, um sich von den älteren, nicht mehr benötigten E-Mails zu befreien, die Ihren Google Mail-Posteingang plagen. Ich werde darüber nachdenken, wie Sie Ihre Filter einrichten, sie für die zukünftige Verwendung anwenden und wie Sie alle aktuellen alten E-Mails mit dem Google Mail-Add-On Email Studio entfernen.

Einrichten Ihrer Filter

Als erstes richten wir Ihre Filter ein .

Beginnen:

1. Melden Sie sich mit den erforderlichen Anmeldeinformationen in Ihrem Google Mail-Konto an.
2. Suchen Sie das Zahnrad- / Zahnradsymbol. Dies ist das Menü " Google Mail-Einstellungen" und befindet sich in der oberen rechten Ecke des Fensters. Klicken Sie auf dieses Symbol und wählen Sie dann Einstellungen aus dem Dropdown-Menü.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte "Filter" und dann auf " Neuen Filter erstellen" .
4. Geben Sie im Eingabefeld "Hat die Wörter" Folgendes ein - älter als: x wobei "x" der Zeitrahmen der Nachrichten ist, die Sie löschen möchten. Dies ist eine Zahl, gefolgt von einem Buchstaben. Die folgenden Buchstaben beziehen sich auf den Zeitrahmen. Sie müssen "d" für Tage, "w" für Wochen und "m" für Monate verwenden. Ein Beispiel wäre älter als: 3d, wenn Sie E-Mails löschen möchten, die älter als drei Tage sind.
5. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Filter mit dieser Suche erstellen .
6. Füllen Sie die Felder "Löschen" und "Filter anwenden auf" mit einem Häkchen aus, indem Sie darauf klicken.
7. Klicken Sie abschließend auf Filter erstellen, um alle Ihre älteren E-Mails anhand des soeben festgelegten Datums in den Papierkorb zu verschieben.

Wenn Nachrichten in Google Mail gelöscht werden, werden sie nicht sofort gelöscht. Sie finden sie stattdessen in Ihrem Papierkorb. Dies bedeutet, dass diese E-Mails weiterhin für Ihre gesamte Datenkapazität angerechnet werden. Um sie vollständig zu entfernen, können Sie entweder darauf warten, dass Google Mail sie nach 30 Tagen automatisch löscht, oder Sie können sie jetzt alle selbst löschen. Um letzteres durchzuführen, klicken Sie auf den Ordner " Papierkorb " und dann auf den Link " Papierkorb jetzt leeren" .

Filter für zukünftige Löschung (erneute Anwendung)

Der Titel dieses Artikels befasst sich mit dem automatischen Löschen. Leider können Filter nicht automatisch ausgelöst werden. Sie müssen zurückgehen und den Filter erneut auf Ihren aktuellen Posteingang anwenden.

So wenden Sie einen Filter erneut an:

1. Kehren Sie zu Ihren Einstellungen zurück, indem Sie oben rechts im Google Mail-Fenster auf das Zahnradsymbol klicken und in der Dropdown-Liste Einstellungen auswählen.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte "Filter".
3. Da Sie bereits einen Filter erstellt haben, können Sie jetzt auf Bearbeiten klicken, der sich neben diesem Filter befindet. Wenn Sie zuvor mehrere Filter erstellt haben, können Sie leicht den gewünschten Filter finden, da die Kriterien für jeden Filter angezeigt werden.
4. Klicken Sie im angezeigten Abschnitt mit Ihren Suchkriterien auf Weiter . Es wird ein Bildschirm angezeigt, der dem Bildschirm ähnelt, der beim Einrichten des Originalfilters angezeigt wurde.
5. Aktivieren Sie erneut das Kontrollkästchen neben "Filter auch anwenden auf".
6. Klicken Sie diesmal auf Filter aktualisieren, um den Filter zu aktivieren. Alle Ihre älteren E-Mails, die auf den angegebenen Zeitraum eingestellt sind, werden nun in den Papierkorb verschoben.

E-Mail Studio

Email Studio verfügt über eine raffinierte Funktion, mit der alle Ihre älteren E-Mails von einem bestimmten Absender oder aus einem bestimmten Ordner automatisch gelöscht werden. Die integrierte Funktion zur automatischen Bereinigung hilft dabei, Ihr Google Mail-Postfach besser zu organisieren, was zu einer effizienteren Arbeitsumgebung führt.

Mit Email Studio können Sie alle E-Mails archivieren und als gelesen markieren, die sich seit über drei Monaten in Ihrem Posteingang befinden. Außerdem können Sie alle E-Mails nach zwei Tagen automatisch aus Ihren Ordnern " Papierkorb" und " Spam" entfernen. Als zusätzlichen Bonus bietet die automatische Bereinigung eine Funktion zum Abbestellen von E-Mails, mit der Sie Ihre E-Mail-Adresse ganz einfach aus einer dieser lästigen Newsletter-Mailinglisten entfernen können. Es gibt auch viel mehr, was das Add-On kann, aber ich bin der Meinung, dass die bereits erwähnten genau das hervorheben, was wir für diesen Artikel benötigen.

Das Basispaket ist kostenlos, aber um das Produkt optimal zu nutzen, wird eine Premium-Version zu einem jährlichen Preis von 29 US-Dollar angeboten. Mit dem Upgrade können Sie mehrere Sätze von Bereinigungsregeln erstellen. Dazu gehören ein E-Mail-Planer, eine Weiterleitung und ein Auto-Responder.

Einrichten und Aktivieren der automatischen Bereinigung in Google Mail

Natürlich müssen Sie zuerst das Email Studio-Add-on herunterladen und installieren. Sobald dies erreicht ist, wird das Email Studio-Symbol in der rechten Seitenleiste angezeigt, wenn Sie eine Ihrer Google Mail-E-Mail-Nachrichten öffnen.

Um es zu benutzen:

1. Öffnen Sie das Email Studio-Add-On und melden Sie sich mit Ihrem Google Mail-Konto an.
2. Sie sehen eine Liste mit Optionen. Wählen Sie aus diesen Optionen das Tool "E-Mail-Bereinigung".
3. Klicken Sie anschließend auf Neue Regel hinzufügen, um eine Regel einzurichten (ähnlich wie bei den Filtern ).
4. Das Einrichten einer Regel besteht aus zwei Teilen: Sie müssen eine Bedingung und dann eine Aktion angeben. Denken Sie an Ursache und Wirkung. Die Aktion wird ausgelöst, sobald die angegebene Bedingung erfüllt ist.
5. Um eine Bedingung festzulegen, können Sie in Google Mail erweiterte Suchparameter verwenden, z. B. newer_than oder has: attachment oder larger_than . Verwenden Sie diese, um die genaue Übereinstimmung mit den Gmail-E-Mails zu ermitteln, die Sie archivieren, in den Papierkorb verschieben oder in einen anderen Ordner verschieben möchten.
6. Sobald eine Regel erstellt wurde, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern . Email Studio wird nun im Hintergrund ausgeführt und führt jede Stunde eine Überprüfung durch, um die angegebene Aktion auszuführen, wenn eine E-Mail die damit verbundenen Bedingungen erfüllt. Sie müssen nichts manuell tun.