So fügen Sie automatisch eine Signatur in Outlook-E-Mails ein

Das Hinzufügen einer Signatur zu Ihrer E-Mail-Nachricht verleiht dieser einen Hauch von Professionalität. Das Einbringen eines Logos und Ihrer Kontaktinformationen bietet eine Markenwerbung für eine ansonsten langweilige Korrespondenz. Es gewährt denjenigen, die Sie auf anderem Wege kontaktieren möchten, die Möglichkeit, dies zu tun. Das Erstellen und Verwenden einer Signatur in Microsoft Outlook ist eine einfache Aufgabe. Sie können sogar mehrere personalisierte Signaturen erstellen, zu denen Sie je nach Zielgruppe nach Belieben wechseln können.

Outlook hängt jedoch nur an neu gesendete oder weitergeleitete E-Mail-Nachrichten eine Signatur an. Die E-Mails, die Sie vor dem Erstellen einer Signatur gesendet haben, fehlen weiterhin. Um älteren Nachrichten eine Signatur hinzuzufügen, müssen Sie in den Outlook-Einstellungen einige Änderungen vornehmen.

Ihre Unterschrift kann Text, Bilder, Ihre elektronische Visitenkarte, ein Logo oder sogar ein Bild Ihrer handschriftlichen Unterschrift enthalten. Sie können Outlook so einrichten, dass allen ausgehenden Nachrichten automatisch Signaturen hinzugefügt werden, oder Sie erstellen Ihre Signatur und fügen sie den Nachrichten von Fall zu Fall hinzu.

Hinzufügen einer Signatur zu Ihrer Outlook-Korrespondenz

Die Schritte zum Versehen Ihrer E-Mails mit einer Signatur hängen von der Version von Outlook ab, die Sie derzeit verwenden. Es gibt einen Prozess für Benutzer älterer Versionen der Software (2007 - 2010) und einen für neuere Versionen (2010+) sowie für Benutzer von Microsoft Office 365.

Beginnen wir mit den neuesten Versionen.

Outlook-Versionen 2010+ Einschließlich Outlook für 365

So erstellen Sie eine neue Signatur für Ihre Outlook-E-Mail:

1. Klicken Sie hier, um eine neue E-Mail zu erstellen.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte "Nachricht" auf Signatur und dann auf Signaturen .
   • Abhängig von der Größe Ihres Outlook-Fensters und davon, ob Sie eine neue E-Mail-Nachricht oder eine Antwort oder Weiterleitung verfassen, befinden sich die Registerkarte „Nachricht“ und die Schaltfläche „ Signatur“ möglicherweise an zwei verschiedenen Stellen. Die Schaltfläche Signatur wird jedoch normalerweise von Datei anhängen und Element anhängen im Abschnitt „Einschließen“ des Menüs „Nachricht“ begleitet.
3. Wählen Sie auf der Registerkarte "E-Mail-Signatur" direkt unter "Zu bearbeitende Signatur auswählen" die Option "Neu" und geben Sie im Dialogfeld "Neue Signatur" einen Namen für Ihre neue Signatur ein.
4. Schreiben Sie Ihre Unterschrift direkt unter „Unterschrift bearbeiten“ im dafür vorgesehenen Bereich.
   • In diesem Fenster können Sie Schriftarten, Schriftfarben und -größen sowie die Textausrichtung ändern.
   • Um Ihrer E-Mail-Signatur Links und Bilder hinzuzufügen, Schriftarten und Farben zu ändern und den Text auszurichten, können Sie die Mini-Formatierungsleiste unter „Signatur bearbeiten“ verwenden.
   • Sie können mit Microsoft Word sogar eine zuverlässigere Signatur mit Aufzählungszeichen, Tabellen oder Rahmen erstellen, um Ihren Text zu formatieren. Übertragen Sie es anschließend mit einer einfachen Kopie ( Strg + C ) und fügen Sie ( Strg + V ) auf der Signatur in das Feld „Signatur bearbeiten“ ein.
   • Sie können Ihrer Signatur auch Social-Media-Symbole und -Links hinzufügen, auf die ich später noch eingehen werde.
5. Sobald die Signatur Ihren Wünschen entspricht, legen Sie unter „Standard-Signatur auswählen“ die folgenden Optionen fest:
   • Wählen Sie über das Dropdown-Menü "E-Mail-Konto" ein E-Mail-Konto aus, mit dem Sie Ihre Signatur verknüpfen möchten. Sie können für jedes E-Mail-Konto, das Sie für Outlook verwenden, unterschiedliche Signaturen festlegen.
   • Um Ihre Signatur automatisch allen zukünftigen Nachrichten hinzuzufügen, klicken Sie auf die Dropdown-Liste "Neue Nachrichten" und wählen Sie eine Signatur aus. Wenn Sie es nicht als automatisch festlegen möchten, wählen Sie (keine) . Dadurch hat jede neue Nachricht, die Sie senden, überhaupt keine Signatur, einschließlich der weitergeleiteten und beantworteten.
   • Klicken Sie auf die Dropdown-Liste "Antworten / Weiterleiten" und wählen Sie eine Signatur aus, damit diese in Ihren Nachrichten angezeigt wird, auf die Sie antworten und die Sie weiterleiten. Diese Signatur wird automatisch hinzugefügt, wenn Sie eine E-Mail beantworten oder weiterleiten. Um dieses Set nicht zu haben, wählen Sie stattdessen (none) .
6. Nachdem dies beendet ist, klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um Ihre Signatur zu speichern und zu Ihrer neuen Nachricht zurückzukehren.
   • Es ist wichtig zu beachten, dass in der aktuellen Nachricht, in der Sie die Signatur erstellt haben, keine Signatur vorhanden ist. Aus irgendeinem Grund wird die Signatur nur in den folgenden Nachrichten angezeigt. Sie müssen die Signatur manuell hinzufügen, wenn Sie eine verwenden möchten.

Manuelles Einfügen einer Signatur

Für die neue Nachricht, die Sie zum Erstellen einer Signatur gestartet haben, oder für diejenigen von Ihnen, die keine Signatur automatisch festlegen möchten, können Sie weiterhin manuell eine Signatur einfügen.

Um dies zu tun:

1. Klicken Sie bei geöffneter E-Mail-Nachricht auf die Registerkarte "Nachricht" und wählen Sie " Signatur" .
2. Daraufhin wird ein Flyout-Menü geöffnet, in dem alle von Ihnen erstellten gespeicherten Signaturen angezeigt werden. Wählen Sie aus den Optionen die Signatur aus, die Sie verwenden möchten, indem Sie darauf klicken. Es wird jetzt in Ihrer aktuellen Nachricht angezeigt.

Hinzufügen eines Logos oder Bildes zu Ihrer Unterschrift

Marken erfordern in der Regel Logos. So fügen Sie Ihrer Signatur ein Bild wie ein Logo oder ein Social Media-Symbol hinzu:

1. Öffnen Sie eine neue E-Mail-Nachricht und klicken Sie auf die Registerkarte "Nachricht".
2. Klicken Sie auf Unterschrift und dann auf Unterschriften .
3. Wählen Sie die Signatur aus, zu der Sie das Logo oder Bild hinzufügen möchten, indem Sie sie im Feld „Zu bearbeitende Signatur auswählen“ auswählen.
4. Klicken Sie auf das Symbol Bild hinzufügen, suchen Sie das Bild, das Sie von Ihren PC-Dateien hinzufügen möchten, und wählen Sie dann Einfügen .
   • Sie können die Größe Ihres Bilds oder Logos ändern, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild klicken und im Menü die Option Bild auswählen. Klicken Sie auf die Registerkarte "Größe" und verwenden Sie die verfügbaren Optionen, um die Größe Ihres Bildes an Ihre Spezifikationen anzupassen.
   • Lassen Sie das Kontrollkästchen "Seitenverhältnis sperren" aktiviert, um die Bildproportionen beizubehalten.
5. Klicken Sie auf OK, sobald die Größe des Bildes geändert wurde und Sie bereit sind.
6. Klicken Sie anschließend erneut auf OK, um alle Änderungen zu speichern, die Sie gerade an Ihrer Signatur vorgenommen haben.

Microsoft Outlook-Versionen 2007 - 2010

So erstellen Sie eine neue Signatur mit einer älteren Version von Microsoft Outlook:

1. Aktivieren Sie diese Option, um eine neue Nachricht zu erstellen.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte "Nachricht" und wählen Sie im Bereich "Einschließen" die Option " Signatur ".
3. Klicken Sie auf Signaturen, wenn es erscheint.
4. Klicken Sie auf der Registerkarte "E-Mail-Signatur" auf Neu .
5. Geben Sie einen Namen für Ihre Unterschrift ein und klicken Sie dann auf die Schaltfläche OK .
6. Geben Sie den Text, den Sie in Ihre Signatur aufnehmen möchten, in das Feld „Signatur bearbeiten“ ein.
   • Sie können Ihren Text formatieren, indem Sie den zu bearbeitenden Text markieren und dann die Schaltflächen für Format und Formatierung für die gewünschten Optionen verwenden.
   • Wenn Sie zusätzliche Elemente wie Bilder, Hyperlinks und E-Business-Karten hinzufügen, klicken Sie auf die Stelle, an der das Element angezeigt werden soll, und:
     • e-Business Card - Klicken Sie auf die Schaltfläche Visitenkarte und dann auf einen der Kontakte in der Liste "Abgelegt als". Klicken Sie auf die Schaltfläche OK .
     • Hyperlink - Klicken Sie auf das Hyperlink- Symbol und geben Sie die URL ein (oder fügen Sie sie ein), mit der Ihr Link den Text verbindet. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK .
     • Bild / Bild - Klicken Sie auf das Bildsymbol, suchen Sie das Bild, das Sie in Ihre Signatur hochladen möchten, wählen Sie es aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche OK .
7. Wenn Sie mit den Änderungen fertig sind, klicken Sie auf OK, um die Erstellung Ihrer Signatur abzuschließen.
   • Der E-Mail, die Sie derzeit zum Erstellen der Signatur geöffnet haben, wird die Signatur nicht automatisch hinzugefügt. Sie müssen dies manuell tun.

Hinzufügen der Signatur zu Ihren E-Mail-Nachrichten

Signaturen können automatisch oder manuell zu allen ausgehenden Nachrichten, Antworten und Weiterleitungen hinzugefügt werden. Pro E-Mail-Versand kann nur eine Signatur verwendet werden. Wenn Sie sich also für ein automatisches Set entscheiden, ist es am besten, wenn die Signatur auf ein breiteres Publikum ausgerichtet ist.

So fügen Sie automatisch eine Signatur in Ihre E-Mail-Nachricht ein:

1. Erstellen Sie eine neue E-Mail.
2. Gehen Sie zur Registerkarte "Nachricht" und klicken Sie im Abschnitt "Einschließen" auf "Signatur".
3. Klicken Sie auf Signaturen, wenn es erscheint.
4. Suchen Sie "Standard-Signatur auswählen", klicken Sie auf die Dropdown-Liste "E-Mail-Konto" und wählen Sie ein E-Mail-Konto aus, mit dem Sie eine Signatur verknüpfen möchten.
5. Wählen Sie die Signatur aus, die Sie einschließen möchten, indem Sie eine aus der Liste "Neue Nachrichten" auswählen.
   • Wählen Sie für Weiterleitungen und Antworten zum Hinzufügen einer Signatur eine Signatur aus der Dropdown-Liste „Antworten / Weiterleitungen“ aus. Klicken Sie auf (keine), wenn Sie möchten, dass keine Signatur mit Ihrer Antwort ausgeht und E-Mail-Nachrichten weiterleitet.
6. Klicken Sie auf OK, um Ihre Signatureinstellungen zu speichern.

So fügen Sie Ihrer E-Mail-Nachricht manuell eine Signatur hinzu:

1. Erstellen Sie eine neue E-Mail-Nachricht.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte "Nachricht".
3. Klicken Sie auf Signatur im Bereich "Einschließen".
4. Wählen Sie die Signatur aus, die Sie einfügen möchten, indem Sie direkt darauf klicken.

Die Signatur wird nun in Ihrer ausgehenden Nachricht angezeigt. Wenn Sie eine falsche Auswahl getroffen haben oder die hinzugefügte Signatur löschen möchten, markieren Sie die Signatur in der Nachricht und klicken Sie auf Ihrer Tastatur auf Löschen (oder Rücktaste ).

Verwenden eines Microsoft Office 365-Kontos mit Outlook.com

Wenn Sie Outlook im Internet mit einem Microsoft Office 365-Konto verwenden, müssen Sie in beiden Produkten eine Signatur erstellen.

So erstellen und verwenden Sie E-Mail-Signaturen in Outlook im Web:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Outlook.com-Konto an und öffnen Sie Ihre Einstellungen, indem Sie oben auf der Seite auf das Zahnradsymbol klicken.
2. Klicken Sie auf Mail, dann auf Verfassen und antworten .
3. Geben Sie Ihre Signatur in den Bereich E-Mail-Signatur ein.
   • Sie können die verfügbaren Formatierungsoptionen verwenden, um das Erscheinungsbild Ihrer Signatur nach Ihren Wünschen zu ändern.
   • Sie können nur eine Signatur pro Konto haben.
   • Wenn die Signatur standardmäßig für alle zukünftigen Nachrichten automatisch angezeigt werden soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Signatur automatisch in neu erstellte Nachrichten einbeziehen". Dies macht es so, dass bei allen zukünftigen verfassten E-Mails Ihre Signatur unten angezeigt wird.
   • Für Weiterleitungen und Antworten ist ein Häkchen im Feld "Meine Signatur automatisch in Nachrichten einfügen, auf die ich weiterleite oder antworte" erforderlich.
   • Wenn Sie keine dieser Optionen aktivieren, müssen Sie Ihre Signatur zu jeder E-Mail-Nachricht, die Sie in Zukunft verfassen, manuell hinzufügen.
4. Wenn Sie mit den Änderungen fertig sind, klicken Sie auf Speichern .

So fügen Sie Ihre Signatur manuell hinzu:

1. Wählen Sie in Ihrer Mailbox Neue Nachricht.
2. Verfassen Sie Ihre Nachricht vollständig und klicken Sie auf das Dreifach-Punkt-Symbol.
3. Wählen Sie hier Signatur einfügen .
4. Sobald Ihre Nachricht verschickt werden kann, klicken Sie auf die Schaltfläche Senden .