Obwohl es E-Mails schon seit über dreißig Jahren gibt, nehmen sie immer noch Zeit in Anspruch, nerven, frustrieren und ärgern. Die eine oder andere E-Mail macht uns auch glücklich, aber zum größten Teil sind sie eher eine lästige Pflicht als ein Vergnügen. Wie wäre es, wenn Sie E-Mails in Google Mail automatisch kennzeichnen, alle sortieren, kennzeichnen und Spam löschen könnten? Würde das nicht das Leben ein bisschen einfacher machen?
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Ein selbstüberwachender Posteingang ist für mich der heilige Gral. Spam kann entfernt, Marketing- und Werbe-E-Mails können gekennzeichnet und entfernt werden, und die wichtigen E-Mails können als solche gekennzeichnet und in einem Ordner abgelegt werden, in dem sie angezeigt werden. Alle E-Mail-Plattformen geben an, dass sie diese Art von Organisation anbieten, aber meiner Erfahrung nach liefert nur eine. Google Mail.
Die Labels-Funktion hat meine Verwendung von Google Mail buchstäblich geändert. Ich kann diese E-Mail-Adresse jetzt vertrauensvoll für Versicherungsangebote, die Anmeldung für neue Websites und all jene Aktivitäten verwenden, die normalerweise zu einer Lawine von Spam führen würden. Sie senden immer noch diese Lawine, aber jetzt überfordert sie meinen Posteingang nicht.
E-Mails in Google Mail automatisch kennzeichnen
Mithilfe von Etiketten können Sie alle Ihre E-Mails sortieren und auf übersichtliche Weise bestellen. Labels sind Gmail-speak für Ordner und können alle eingehenden E-Mails mithilfe dieser Labels automatisch identifizieren, klassifizieren und anschließend organisieren.
Wenn Sie zum Beispiel ein Versicherungsetikett festlegen, kann ich alle üblichen Spam- und Marketing-Angebote meines Versicherers kennzeichnen und an diesen Ordner senden. Ich kann sie dann lesen oder massenweise löschen, wie ich es für richtig halte. Ich kann das so oft spülen und wiederholen, wie ich möchte, für jedes Thema oder jeden Absender, das meinen Posteingang überschwemmt.
Erstellen Sie ein Junk-E-Mail-Label, mit dem alle Spam-E-Mails sortiert werden, die der Gmail-eigene Filter nicht abfängt.
- Wählen Sie im linken Menü die Option "Etikett erstellen". Wählen Sie Mehr, wenn es nicht sichtbar ist.
- Benennen Sie Ihr neues Etikett mit einem aussagekräftigen Namen und wählen Sie Erstellen.
- Wählen Sie Ihr neues Etikett aus und klicken Sie in der Suchleiste oben auf der Seite auf den Abwärtspfeil.
- Fügen Sie der Zeile "Include The Words" die Option "Abbestellen" hinzu.
- Wählen Sie Create Filter.
- Wählen Sie Etikett anwenden und das von Ihnen erstellte Etikett aus.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben anderen gewünschten Operatoren. Als gelesen markieren ist nützlich.
- Wählen Sie Create Filter.
Jedes Mal, wenn eine Spam- oder Marketing-E-Mail eingeht, wird sie von Google Mail nach dem Wort "Abbestellen" durchsucht und beschriftet und verschoben. Da die meisten legitimen Spam-Mails dieses Wort irgendwo enthalten, ist es der nützlichste Operator, um mit Spam umzugehen.
Beschriften Sie geschäftliche E-Mails in Google Mail
Für andere E-Mail-Filter, z. B. von Freunden oder von der Arbeit, können Sie eine Bezeichnung für ihren Namen, die E-Mail-Adresse @ worplace.com oder etwas anderes hinzufügen, das für den Absender oder den E-Mail-Typ eindeutig ist. Das Potenzial dieser Labels ist enorm.
Wenn Sie beispielsweise nicht im Büro arbeiten, kann es nützlich sein, alle geschäftlichen E-Mails an einen Arbeitsordner zu senden, damit Sie sie schnell sehen können.
- Wählen Sie im linken Menü die Option "Etikett erstellen".
- Nennen Sie Ihr neues Etikett Arbeit und wählen Sie Erstellen.
- Wählen Sie Ihre Arbeitsbezeichnung aus und klicken Sie in der Suchleiste oben auf der Seite auf den Abwärtspfeil.
- Fügen Sie den letzten Teil der E-Mail-Adresse in die Zeile Von ein. Zum Beispiel '@ arbeitsplatz.com'.
- Wählen Sie Create Filter.
- Wählen Sie Übernehmen Sie das Etikett und wählen Sie das Arbeitsetikett.
- Wählen Sie Create Filter.
Von nun an werden alle Arbeits-E-Mails von einer bestimmten Domain '@ arbeitsplatz.com' an den Arbeitsordner gesendet, der im linken Bereich erstellt wurde. Da wir keine Operatoren hinzugefügt haben, werden diese nicht als gelesen markiert und Sie sehen die Anzahl der E-Mails neben dem Ordner.
Ausschließen von E-Mails von Labels
Wenn Sie feststellen, dass bestimmte E-Mails in diesen Labels abgefangen werden, die nicht sein sollten, können Sie sie mit Ausschlüssen entfernen. Wenn Sie beispielsweise bestimmte Newsletter behalten möchten, für die ebenfalls die Option "Abbestellen" verwendet wird und die im obigen Filter abgefangen werden, können Sie sie mit dem Operator "-" ausschließen.
Fügen Sie einfach - (* @ emailaddress.com) im Abschnitt Von des Filters hinzu, und sie werden nicht berücksichtigt. Das * ist ein Platzhalter, der alle Adressen dieser Domain erfasst, und das '-' weist Gmail an, die Adresse nicht in das Etikett aufzunehmen.
Sie können in Google Mail so viele Labels erstellen, wie Sie möchten, und alle Arten von Aufgaben ausführen lassen, von der Sortierung von Spam bis zur Filterung von Aufgaben, Gruppen, Hobbys oder was auch immer. Wenn Ihr Posteingang aus allen Nähten platzte und Sie dadurch nützliche E-Mails verloren haben, ist dies eine sehr einfache Möglichkeit, die Kontrolle zurückzugewinnen.
Wenn Google Mail auf irgendeine Weise ein Addon entwickeln könnte, das mich automatisch von den Hunderten von Papierkorb-E-Mails abmeldet, die ich wöchentlich erhalte, wäre es wirklich die ultimative E-Mail!
