Neulich wurde mir eine Frage gestellt, als ich jemandem zeigte, wie man Google Mail verwendet, und es war nicht das erste Mal, dass ich es hörte. Die Frage lautete: "Wie erstelle ich Kopien von Entwürfen in Google Mail, damit die Antwort an Kunden nicht so lange dauert?" Als ich hier bei TechJunkie regelmäßig versuche, Fragen zu beantworten, dachte ich, dies sei ein erstklassiger Kandidat.
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Die eigentliche Frage betrifft eher E-Mail-Vorlagen als das Speichern von Kopien eines Entwurfs. Ich habe jemandem gezeigt, wie man Autoresponder und Labels für seine neue geschäftliche E-Mail einrichtet. Sie wollten, dass einige E-Mails mit Kurznachrichten an Kunden gesendet werden, um sie auf dem Laufenden zu halten, ohne den ganzen Tag von Administratoren blockiert zu werden. Die Antwort ist, E-Mail-Vorlagen zu erstellen.
Sie können Kopien von diesen erstellen und sie als Entwürfe aufbewahren, wenn Sie dies vorziehen. Mit Vorlagen können Sie jedoch noch viel mehr tun.
E-Mail-Vorlagen
E-Mail-Vorlagen sind eine Wohltat für alle Inhaber kleiner Unternehmen oder für diejenigen, die in denselben E-Mail-Arten dasselbe sagen. Ich habe sie benutzt, seit ich meine eigenen Geschäfte gegründet habe, und sie haben mir im Laufe der Jahre viele hundert Stunden erspart.
Mit E-Mail-Vorlagen können Sie auch professioneller aussehen. Sie können schneller antworten und ein einfaches "Danke für Ihre E-Mail, eines unserer Teams wird sich innerhalb von 24 Stunden direkt mit Ihnen in Verbindung setzen" kann einem Kunden das Gefühl geben, geschätzt zu werden. In Anbetracht dessen, wie einfach es ist, empfehle ich dringend, sie zu verwenden.
Wie erstelle ich E-Mail-Vorlagen in Google Mail?
Google Mail ruft Vorlagen mit gespeicherten Antworten auf, und Sie müssen die Funktion aktivieren, bevor Sie sie verwenden können. Anschließend können Sie beliebig viele E-Mail-Vorlagen erstellen.
- Öffnen Sie Google Mail und melden Sie sich an.
- Wählen Sie das Zahnradmenüsymbol oben links und wählen Sie Einstellungen.
- Wählen Sie die Registerkarte Labs.
- Aktivieren Sie die Option Eingemachte Antworten (Vorlagen).
- Wählen Sie Änderungen speichern am unteren Rand der Seite.
Jetzt ist die Funktion aktiviert und wir können anfangen, Vorlagen zu erstellen. Sie tun dies über den Posteingang in Google Mail.
- Wählen Sie E-Mail verfassen aus Ihrem Posteingang.
- Erstellen Sie die E-Mail, die Sie wie gewohnt erstellen möchten.
- Wählen Sie den grauen Abwärtspfeil unten rechts im E-Mail-Fenster.
- Wählen Sie Gespeicherte Antworten und Neue gespeicherte Antwort.
- Geben Sie ihm einen aussagekräftigen Namen und wählen Sie OK zum Speichern.
Sobald Sie Ihre gespeicherte Antwort gespeichert haben, können Sie den Entwurf sicher löschen.
Bei der Erstellung Ihrer vorgefertigten Antwort müssen Sie die persönliche Note so weit ausbalancieren, dass Sie niemanden beleidigen. Das bedeutet, dass Sie entweder Namen und Daten in der E-Mail belassen und diese durch Zeitskalen ersetzen. Oder Sie können diese persönlichen Details vor dem Versenden von Hand hinzufügen. Letzteres ist vorzuziehen, da durch die persönliche Note eine Beziehung entsteht, auf der Sie aufbauen können. Es ist jedoch nicht immer möglich, weshalb Sie Ihr Urteilsvermögen einsetzen müssen.
Verwenden Sie Ihre E-Mail-Vorlage
Nachdem Sie Ihre E-Mail-Vorlage oder Ihre vordefinierte Antwort erstellt haben, können Sie sie verwenden. Wenn Sie zum ersten Mal die Möglichkeit erhalten, die Vorlage zu verwenden, gehen Sie wie folgt vor:
- Wählen Sie in der E-Mail, auf die Sie antworten möchten, die Option Antworten aus.
- Wählen Sie den grauen Abwärtspfeil unten rechts auf dem Bildschirm.
- Wählen Sie Eingesperrte Antworten und wählen Sie die von Ihnen erstellte Antwort aus.
- Fügen Sie personalisierte Daten hinzu, um die E-Mail relevant zu machen.
- Senden.
Sie können dasselbe tun, indem Sie Compose verwenden und eine neue E-Mail erstellen, aber ich finde die Antwortmethode viel schneller.
Verwenden Sie Ihre vordefinierte Antwort als E-Mail-Autoresponder
Nehmen Sie die E-Mail-Vorlage noch einen Schritt weiter und richten Sie eine vordefinierte Antwort als automatische Antwort auf eine eingehende E-Mail ein. Sie müssen Ihre vordefinierte Antwort generisch lassen, aber es ist eine großartige Möglichkeit, Bestellungen oder Anfragen zu bestätigen und eine gute Beziehung zu Ihrem Kunden aufzubauen.
- Öffnen Sie Einstellungen in Google Mail und wählen Sie die Registerkarte Filter.
- Wählen Sie den Link Neuen Filtertext erstellen.
- Erstellen Sie ein Kriterium, um den Filter auszulösen. Dies ist wahrscheinlich einzigartig für Sie, wählen Sie also etwas aus, das funktioniert.
- Wählen Sie unten rechts im Fenster Filter mit dieser Suche erstellen.
- Wählen Sie Eingemachte Antwort senden und die Antwort aus, die Sie verwenden möchten.
- Wählen Sie Filter erstellen.
Sobald die Filterkriterien erfüllt sind, sendet Google Mail Ihre vorgefertigte Antwort automatisch. Dies ist ideal für Bestätigungen oder Aktualisierungen und kann auf verschiedene Arten ausgelöst werden. Es ist mir unmöglich, sie alle hier aufzulisten, aber Sie werden ein Muster in Ihren E-Mails erkennen, das Sie verwenden können. Beispielsweise werden alle E-Mails an Ihre E-Mail-Adresse oder an eine E-Mail mit dem Wort "Bestellen" gesendet. Du hast die Idee.
