Es kann schwierig sein, eine E-Mail vorzeitig oder versehentlich zu versenden.
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Stellen Sie sich vor, Sie schicken Ihrem Chef den geschwollenen, entstellten und pulsierenden Schnappschuss Ihres kürzlich verletzten großen Zehs (der an Ihren Freund hätte geschickt werden sollen) mit der Überschrift: "Alter, sehen Sie sich diesen bösen Jungen an!" Oder stellen Sie sich vor, Sie schreiben einen Jobvorschlag und streuen Ihre Nachricht dann großzügig mit einer Reihe von fiesen Tippfehlern, die Sie wie einen Trottel aussehen lassen, und klicken dann abwesend auf die Schaltfläche "Senden"! Tatsächlich harte Sachen.
Manchmal kann eine E-Mail-basierte Kommunikation wie eine Mini-PR-Katastrophe erscheinen, die darauf wartet, passiert zu werden. Wenn Sie so ungeschickt sind wie wir und dazu neigen, Ihr Image durch das Versenden schlecht durchdachter E-Mails in Sekundenschnelle zu ruinieren, machen Sie sich keine Sorgen, denn am Horizont zeichnet sich Hoffnung ab.
Diesmal ist es Microsoft selbst, das zu unserer Rettung kommt, und die schlauen Leute dort bieten uns eine Funktion in Outlook (dem Programm zur Erstellung von Nachrichten) an, mit der das Versenden von E-Mails rückgängig gemacht oder zumindest verschoben werden kann !
Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Vorteile dieser aufrichtig monumentalen Funktion nutzen und Ihr Gesicht in vielen möglicherweise peinlichen Situationen der Zukunft retten können. Außerdem erklären wir, wie die Funktion selbst aktiviert wird. (Nicht gerade Nuklearwissenschaft, aber dennoch erklärungsbedürftig.)
Wie funktioniert das System dann?
Lassen Sie uns zunächst den Elefanten im Raum ansprechen: Das Outlook-System macht die gesendeten Nachrichten nicht wirklich rückgängig und verschiebt sie um ein paar Minuten. Nun, diese Wendung der Ereignisse mag Sie denken lassen, dass das oben erwähnte Merkmal ziemlich glanzlos oder in der Tat völlig nutzlos ist, aber halten Sie sich für einige Momente mit uns in Verbindung.
Bedenken Sie.
Ein angemessener Anteil von schlecht konstruierten E-Mails wird aufgrund banaler Inkonsistenzen wie z. B. einfacher Ungeduld oder zappeligen Fingers gesendet, die es kaum erwarten können, auf die Schaltfläche "Senden" zu klicken. Daher kann eine Funktion, die das Versenden Ihrer Nachricht um einige Momente verzögert, sozusagen ein wichtiger Vorteil in Ihrem Arsenal für den Katastrophenschutz sein!
Wenn Sie zu faul sind, um Ihre Grammatik, Zeichensetzung oder den Sinn der gerade erfundenen Informationen zu überprüfen, sorgt die Outlook-Funktion "Senden rückgängig machen" für Ihre Sicherheit. Es ist wie eine dieser Apps, die einen Taxifahrer anruft, um Ihr Auto und sich selbst nach Hause zu fahren, falls Sie zu betrunken sind, um es selbst zu tun.
Wohlgemerkt, Sie müssten immer noch auf einige Tasten klicken, um einen Anruf zu tätigen. Ähnlich wie dieser Mechanismus wird Outlook die Nachricht schließlich senden, egal wie schrecklich sie zusammengesetzt ist. Um diese Funktion optimal zu nutzen, sollten Sie daher eine schnelle Qualitätsprüfung des Inhalts Ihrer Nachricht durchführen, bevor diese endgültig gesendet wird.
Verfügbarkeit "Senden rückgängig machen"
"Ah, aber es ist Verschieben Senden , nicht wahr?" Weißt du was wir gemeint haben? Wir verwenden die beiden Begriffe hier synonym. Die Sache ist, so attraktiv dieses Feature auch ist, es ist nicht in allen Versionen von Outlook verfügbar.
Um genau zu sein, können Sie die Option "Senden rückgängig machen" nur für die Versionen 2010, 2013 und 2016 verwenden - also für die neueren. Was die Älteren betrifft, scheint es eine Möglichkeit zu geben, sie zu nutzen, aber es scheint mit Schwierigkeiten, harter Logistik und manchmal purem Elend zu behaftet zu sein. Damit die alten Versionen funktionieren, müssen Sie über ein Microsoft Exchange-Konto verfügen.
Auf dieser Plattform muss der Administrator das Feature aktivieren, aber selbst dann funktioniert es nur für die Personen in der Organisation. Um das ganze Fest noch unterhaltsamer zu gestalten, gibt es eine weitere Option, mit der Einzelpersonen im Team das Abrufen von Nachrichten, die direkt an sie gesendet wurden, verhindern können. Es ist ein Chaos.
Wie auch immer, wenn Sie die neueren Versionen haben, können Sie loslegen. Wenn nicht - Pech.
Wie man es einrichtet - Eine ausführliche Erklärung eines ziemlich einfachen Verfahrens
1. Klicken Sie zunächst auf die Registerkarte Datei, um sie zu erweitern. Sobald Sie die vollständige Ansicht der Kontoinformationen erhalten haben, klicken Sie auf Regeln und Benachrichtigungen. Hiermit gelangen Sie zu einem Abschnitt, in dem Sie die alten Regeln verwalten und neue Regeln erstellen können.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Regel und warten Sie, bis der Assistent gestartet wurde. Dies kann einige Momente dauern, wird aber wahrscheinlich fast sofort beginnen.
3. Wenn der Assistent ausgeführt wird, klicken Sie auf Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden. Diese Zeile finden Sie im Unterabschnitt "Von einer leeren Regel aus starten". Beachten Sie, dass es auch eine Option gibt, um diese Funktion für eingehende Nachrichten zu aktivieren.
4. Klicken Sie auf Weiter und dann auf Ja, um die soeben erstellte neue Regel anzuwenden. Auf diese Weise gelangen Sie zur nächsten Stufe, in der Sie Ihre eigenen Mittel entwickeln, um Ihre potenziell unerwünschten Botschaften in Schach zu halten.
5. In der nächsten Phase müssen Sie festlegen, wie viel Zeit Sie für die Verarbeitung und das Überfliegen Ihrer Texte benötigen. Im nächsten Popup wirft der Assistent Sie an und überprüft, ob die Zustellung um einige Minuten verzögert wurde. Danach erscheint ein kleines Popup, in dem Sie den gewünschten Wert eingeben können. (Zum Beispiel 5 oder 10 Minuten)
6. Wenn Sie den gewünschten Wert festgelegt haben, klicken Sie auf OK und dann auf die Schaltfläche Weiter, um den Beginn eines neuen Kapitels in Ihrem Outlook-Assistentenprogramm zu markieren. (Es heißt nur das Ganze. Danach ist das Programm in jeder Hinsicht vorbei.)
7. Setzen Sie als krönendes Finale Ihre Nomenklatur-Talente ein und nennen Sie Ihre neue Regel. (Vergewissern Sie sich übrigens, dass das Kontrollkästchen Diese Regel aktivieren aktiviert ist.) Überprüfen Sie anschließend, ob der Name Ihrer Regel fehlerhaft ist, und klicken Sie auf Fertig stellen. Sie haben ein brandneues Outlook Regel, um deine eigene zu nennen!
Fazit
Alles in allem scheint das Verschieben von Nachrichten auf die Outlook-Plattform von Microsoft eine benutzerfreundliche und humane Funktion zu sein, die Ihnen bei der Kommunikation per E-Mail eine Menge Peinlichkeit ersparen kann. Daumen hoch! Unsererseits hoffen wir, dass Sie diesen Artikel hilfreich fanden, und wünschen Ihnen für die Zukunft viel Spaß beim fehlerfreien E-Mail-Austausch.
