Wenn Sie an Projekten zusammenarbeiten oder ein freigegebenes Google Drive verwenden, gibt es möglicherweise Dinge, die Sie nicht oder nur für bestimmte Personen freigeben möchten. Während die Steuerelemente für gespeicherte Inhalte grundlegend sind, gibt es Möglichkeiten, Dateien in Google Drive auszublenden. Es gibt auch Möglichkeiten zu steuern, wer Zugriff auf was hat. Ich zeige Ihnen genau, wie Sie steuern können, was mit Dateien in Google Drive geschehen kann.
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Wenn Sie nicht möchten, dass andere Personen Ihre Dateien in Google Drive sehen, würden Sie sie wahrscheinlich nicht hochladen. Wenn Sie jedoch mehrere Projekte über das Laufwerk ausführen oder möchten, dass unterschiedliche Personen unterschiedliche Dateien sehen können, ist ein wenig Verwaltungsaufwand erforderlich.
Dateien in Google Drive ausblenden
Ich kenne drei Möglichkeiten, um zu steuern, wer was in Google Drive sieht. Sie können eine Chrome-Erweiterung verwenden, um versteckte Dateien zu erstellen. Sie können die Arbeit in Ordnern innerhalb von Google Drive aufteilen und nur das freigeben, was vor der Operation funktioniert, oder Sie können eine Problemumgehung und eine Versionskontrolle verwenden, um einzelne Dateien zu optimieren.
Ich zeige Ihnen alle drei Methoden.
Chrome-Erweiterung zum Ausblenden von Dateien in Google Drive
Ich verwende kein Chrome, aber viele Leute verwenden eine Erweiterung namens Hidden Folder for Drive, Cloud USB. Es wurde mir von jemandem vorgeschlagen, der es seit ein paar Jahren benutzt und gut damit zurechtkommt. Die Erweiterung bietet die Möglichkeit, Dateien in Google Drive auszublenden oder als privat zu kennzeichnen. Dies kann in dieser Situation hilfreich sein.
Es ist in Google Drive integriert und bietet Ihnen die Möglichkeit, Ordner als privat zu markieren oder ganz auszublenden. Wenn Sie bestimmte Ordner schützen möchten, während Sie anderen Zugriff gewähren, können Sie dies auf diese Weise tun.
Teilen Sie die Arbeit in Ordnern in Google Drive auf
Wenn Sie keine Erweiterung verwenden möchten, können Sie mithilfe der Organisation die Arbeit in Ordner unterteilen und dann steuern, wer auf diese Ordner zugreift. Wenn Sie mit mehreren Mitarbeitern oder Personen mit Zugriff auf Ihre Dateien jonglieren und sicherstellen möchten, dass alle getrennt bleiben, können Sie diese Methode verwenden.
Sie müssen lediglich den Zugriff auf einzelne Ordner für diejenigen zulassen, denen Sie Zugriff gewähren möchten. Dann sind die anderen Ordner in Google Drive für sie nicht sichtbar und bleiben ausgeblendet. Sie können den Zugriff auf Dateien auch für eine begrenzte Zeit zulassen, um zusätzliche Kontrolle zu erhalten.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Datei für bestimmte Personen freizugeben:
- Öffnen Sie Ihr Google Drive und wählen Sie die Datei oder den Ordner aus, den Sie freigeben möchten.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen Sie Freigeben.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person oder Personen ein, mit denen Sie teilen möchten.
- Wählen Sie die Stifttaste rechts, um den Lese- / Schreibzugriff oder den schreibgeschützten Zugriff zuzulassen.
- Wählen Sie unten rechts die Option "Erweitert" und stellen Sie sicher, dass unter "Linkfreigabe" die Option "Off-Specific People" aktiviert ist. Wählen Sie Speichern, wenn Sie Änderungen vorgenommen haben.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben "Verhindern, dass Bearbeiter den Zugriff ändern und neue Personen hinzufügen", wenn andere Administratoren Zugriff auf Google Drive haben.
- Geben Sie die Datei oder den Ordner über die E-Mail-Einladung frei.
Die Personen, die Sie einladen, können die von Ihnen in Google Drive freigegebene Datei sehen, jedoch nichts anderes, als eine Datei auszublenden.
Wenn Sie den Zugriff auf Ihre Google Drive-Ressourcen zeitlich beschränken möchten, können Sie:
- Gehen Sie wie oben zum Freigabefenster.
- Wählen Sie Erweitert und bewegen Sie den Mauszeiger über die Person, für die Sie eine Freigabe vornehmen, die Sie jedoch einschränken möchten.
- Wählen Sie "Ablauf festlegen", wenn es beim Bewegen angezeigt wird.
- Legen Sie eine Zeit in Access Expires und Save fest.
Verwenden Sie die Versionskontrolle, um Dateien in Google Drive auszublenden
Eine nette Sache bei Google Drive ist die Versionskontrolle. Dies ist in jedem Geschäftsumfeld von entscheidender Bedeutung. Es heißt "Verwaltete Versionen" und ist in Google Drive standardmäßig aktiviert. Es gibt eine Optimierung, mit der Sie Dateien mithilfe verwalteter Versionen ausblenden können, wenn Sie Ihr Laufwerk nicht wie oben beschrieben organisieren möchten.
- Erstellen Sie eine leere Textdatei auf Ihrem Computer und nennen Sie es etwas.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, die Sie in Google Drive ausblenden möchten, und wählen Sie Versionen verwalten aus.
- Wählen Sie Neue Version hochladen und laden Sie Ihre leere Textdatei hoch.
- Benennen Sie die Datei, die Sie verbergen möchten, in eine völlig andere um.
Diese Methode ist in Geschäftsumgebungen nicht besonders nützlich, eignet sich jedoch möglicherweise zum Teilen Ihrer Dateien mit Freunden. Der Nachteil ist, dass Google Drive frühere Versionen nur 30 Tage lang aufbewahrt. Das bedeutet, dass Sie die vorherige Version irgendwo speichern und den Vorgang jeden Monat wiederholen müssen, andernfalls wird die von Ihnen ausgeblendete Datei gelöscht.
Mit Google Drive können Sie ganz einfach Dateien ausblenden oder genau steuern, wer wann und wie lange auf sie zugreifen kann. Kennen Sie andere Möglichkeiten, um Dateien in Google Drive auszublenden? Sagen Sie uns unten, wenn Sie dies tun!
