Google Docs ist eine revolutionäre Methode zur Verwaltung von Dateien und Dokumenten in der heutigen Zeit. Sie können sofort mit verschiedenen Benutzern zusammenarbeiten und gleichzeitig von jedem Gerät mit Internetverbindung auf Informationen zugreifen.
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Wenn Sie jedoch in Google Text & Tabellen arbeiten - insbesondere wenn Sie diese Dateien täglich verwalten - ist es wichtig, dass Sie unglaublich gut organisiert sind. Wenn Sie dies nicht tun, riskieren Sie den Verlust wichtiger Daten und die Verschwendung von Zeit bei der Suche nach Dingen, die Sie sofort hätten finden können.
Um die Organisation in Google Text & Tabellen zu vereinfachen, möchten Sie Ordner verwenden. Ordner sind großartig, weil sie Ihnen helfen, verschiedene Themenideen in einem digitalen Segment zu gruppieren. Sie können sie verwenden, um nach Arbeitsplatz, Konzept, Kategorie und mehr zu organisieren. Google Text & Tabellen kann jedoch keine Ordner selbst erstellen. Stattdessen erstellen Sie sie tatsächlich in Google Drive - einem System, das direkt mit anderer Google-Software verknüpft ist. Mach dir keine Sorgen; Der Prozess ist immer noch unglaublich einfach.
In diesem Handbuch zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Ordner in Google Drive erstellen, um Ihre Google Text & Tabellen zu organisieren.
So erstellen Sie einen Ordner in Google Drive
Um einen Ordner in Google Drive zu erstellen, müssen Sie Ihren bevorzugten Browser öffnen. Navigieren Sie dann zu Google Drive, melden Sie sich an, und Sie haben Zugriff auf alle Ihre Dateien und Dokumente, die sich vor Ihnen befinden.
Von hier aus können Sie entweder ein neues Dokument erstellen, um es zu organisieren, oder die bereits vorhandenen Dokumente auswählen, die platziert werden müssen.
In-Document-Organisation
Wenn Sie sich in einem Google Text & Tabellen-Dokument befinden, können Sie den Ordnerschlüssel neben dem Titel aufrufen. Von dort aus haben Sie die Möglichkeit, einen neuen Ordner zu benennen oder das Dokument einem vorhandenen hinzuzufügen. Wenn Sie zu einem vorhandenen Ordner hinzufügen möchten, klicken Sie auf den angegebenen Ordner und wählen Sie „Hierher verschieben“. Das Dokument wird in den digitalen Aufbewahrungsbereich gelegt.
Out-of-Document-Organisation
Wie Sie vielleicht wissen, verwaltet Google Drive Google Text & Tabellen, Google Sheets und Google Slides. Auf diese Weise können Sie alle drei Segmente und Themenideen in einem organisieren.
Wenn Sie sich in Google Drive, aber nicht in einem bestimmten Dokument befinden, werden alle Ihre Dateien aufgelistet. Um sie zu organisieren, gehen Sie nach links oben und wählen Sie die Schaltfläche "Neu". Scrollen Sie in dieser Dropdown-Liste nach unten zum Segment „Ordner“, und ein neues wird angezeigt. Benennen Sie den Ordner und er wird in Ihrer Dokumentenliste angezeigt.
Die Liste platziert Ordner höher als Dateien. Denken Sie also daran. In diesem Menü haben Sie verschiedene Möglichkeiten zur Organisation. Sie können Ihre Daten auf Ordner ziehen und sie dort ablegen. Sie können auch mit der rechten Maustaste auf eine Datei klicken und „Verschieben nach“ auswählen. Daraufhin wird eine Liste der Ordner angezeigt, in die Sie das Dokument verschieben können.
Beide sind unglaublich schnell und jede Methode erledigt genau das, was Sie benötigen: Organisieren Sie Ihre Dateien und Dokumente.
Ordner verwalten
Sobald Sie Ihre Dateien organisiert haben, können Sie eine neue Ebene des Aufräumens eingeben: Ordner organisieren.
Sie können Ordner kopieren und einfügen, in Unterordner verschieben, löschen und vieles mehr. Um einen Ordner zu verwalten, klicken Sie einfach in der Liste mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie die gewünschte Option aus dem daraufhin angezeigten Dropdown-Feld aus.
Ordner erleichtern es auch, Dokumentgruppen für andere Benutzer freizugeben. Anstatt jede Datei einzeln freizugeben, können Sie einen Ordner erstellen, in dem verschiedene Dokumente gestapelt und von anderen verwaltet werden können. Wenn Sie diesen Link freigeben, können Benutzer mit Zugriff neue Dokumente hochladen, auf andere zugreifen und vieles mehr in Echtzeit. Sie müssen nicht mehr auf das Hochladen eines Dokuments warten und es dann manuell freigeben, nachdem Sie die ganze Zeit gewartet haben - eine häufige Beschwerde bei häufigen Google Drive-Mitarbeitern.
Externe Funktionen
Sie können Drive-Ordner auch in anderen Anwendungen wie der Business-Chat-App Slack oder der Management-App Airtable öffnen. Ordner können auch unterschiedliche Farben haben, und Sie können sie markieren, um den Zugriff zu vereinfachen. Die Möglichkeiten zum Organisieren Ihrer Google Drive-Dateien sind endlos.
Nachdem Sie nun wissen, wie Sie Ihre Google Drive-Dateien organisieren, sollten Sie einige Zeit darauf verwenden, den für Sie besten Prozess zu finden. Einige Leute mögen unterschiedliche Ordner für alles, während andere es vorziehen, große Gruppen in einem Ordner mit Unterordnern darin zusammenzufassen. In jedem Fall bietet Ihnen das fantastische Organisationssystem von Google Drive die Tools, mit denen Sie Ihre Arbeit vorantreiben können, anstatt nach verschiedenen Dokumenten und Dateien zu suchen.
