Das Verwalten von Dokumenten ist eines der wichtigsten Dinge in SharePoint. In der Wirtschaft entwickeln sich Dokumente häufig weiter. Sie können mit OneDrive for Business beginnen und auf der Team-Site der Organisation enden. Dokumente ändern häufig den Speicherort. Daher ist es wichtig, die Vor- und Nachteile des Verschiebens von Dokumenten in SharePoint zu kennen.
Mehrere Möglichkeiten, es zu tun
Schnellzugriff
- Mehrere Möglichkeiten, es zu tun
- 1. Datei-Explorer
- 2. Verschieben nach / Kopieren nach
- 3. Inhalte und Struktur verwalten
- 4. Inhaltsorganisator
- 5. SharePoint-Migrationstool
- 6. Produkte von Drittanbietern
- 7. Kundenspezifische Lösung
- Wählen Sie Ihre Methode
Jeder, der in SharePoint gearbeitet hat, weiß, dass es viele Möglichkeiten gibt, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. Das Verschieben von Dokumenten ist keine Ausnahme. Ob Sie den Datei-Explorer oder das Migrationstool verwenden, hängt von einer Reihe von Faktoren ab, z.
1. Datei-Explorer
Öffnen Sie zum Verschieben eines Dokuments mit dem Datei-Explorer die Ziel- und die Quelldokumentbibliothek (egal, ob es sich um dieselbe Site handelt). Wählen Sie im Dropdown-Menü Datei-Explorer . Dies öffnet eine Explorer-Ansicht für jede der Bibliotheken. Verwenden Sie Drag & Drop, um Elemente zwischen den beiden Explorer-Ansichten zu verschieben.
Sie können sowohl Ordner als auch Dateien verschieben und Inhaltstypen beibehalten, wenn für den Quell- und den Zielspeicherort Inhaltstypen definiert wurden. Diese Methode behält auch benutzerdefinierte Metadaten bei, wenn sowohl der Quell- als auch der Zielspeicherort mit denselben Metadaten definiert sind.
Der Vorgang ist jedoch manuell und eher eine Kopie als eine Verschiebung. Das bedeutet, dass Sie die Quellelemente nach dem Verschieben löschen müssen. Der Versionsverlauf oder die von erstellten, erstellten, geänderten und geänderten Eigenschaften werden nicht beibehalten.
2. Verschieben nach / Kopieren nach
Obwohl nützlich und einfach, sind die Befehle Verschieben nach und Kopieren nach nur in SharePoint Online verfügbar. Mit dieser Option können Sie Dokumente von OneDrive for Business oder SharePoint an ein Ziel in SharePoint oder OneDrive verschieben. Wählen Sie die Datei aus und klicken Sie auf einen der beiden Befehle. Mit der Option Verschieben nach wird Ihr Dokument mit Metadaten- und Versionsverlaufsschutz in einen anderen Ordner innerhalb derselben Bibliothek, in eine andere Bibliothek oder an eine andere Site verschoben.
Diese Methode ist ideal für Endbenutzer, da sie einfach und unkompliziert ist. Sie können damit sowohl Dateien als auch Ordner kopieren und verschieben. Das Beste ist, dass Inhaltstypen, der Versionsverlauf benutzerdefinierter Metadaten sowie die von, erstellten, geänderten und geänderten Eigenschaften beibehalten werden. Der Befehl Kopieren nach behält jedoch nur die neueste Version bei - der Hauptnachteil ist offensichtlich die Tatsache, dass diese Methode nur für SharePoint Online verfügbar ist.
3. Inhalte und Struktur verwalten
Wenn Sie die Veröffentlichungsinfrastrukturfunktion von SharePoint Server aktivieren, wird ein Link zum Verwalten von Inhalten und Strukturen angezeigt, wenn Sie zur Websiteverwaltung navigieren. Mit dieser Funktion können Sie Dokumente verschieben / kopieren. Dies ist einer der besten Hacks, mit denen Sie mehrere Dokumente gleichzeitig verschieben und dabei den Versionsverlauf beibehalten können, der durch Eigenschaften erstellt, erstellt, geändert und geändert wurde. Inhaltstyp und Metadaten werden auch mit dieser Methode beibehalten.
Sie müssen jedoch die Veröffentlichungsfunktion aktivieren. Selbst dann können Sie nicht mehrere Ordner verschieben. Vielleicht ist der größte Nachteil dieser Methode, dass Sie ein Websitebesitzer sein müssen, um sie zu verwenden. Oh, und es funktioniert nur innerhalb einer einzelnen Site.
4. Inhaltsorganisator
Aktivieren Sie einfach die Content Organizer-Funktion und wählen Sie dann die Routing-Regeln aus, die Sie verwenden möchten, und legen Sie das Dokument, das Sie verschieben möchten, in der Abgabebibliothek ab. Mit dieser Methode können Sie Dokumente auch auf eine andere Site verschieben. Die Konfiguration dauert eine Weile, aber Sie müssen sie nur einmal ausführen. Außerdem werden Inhaltstypen und benutzerdefinierte Metadaten beibehalten.
Obwohl der Versionsverlauf nicht beibehalten wird und ein Administrator erforderlich ist, bietet er eine nützliche Funktion, mit der Sie Ihr Dokument in einen Ordner weiterleiten können.
5. SharePoint-Migrationstool
Microsoft weiß, dass das Verschieben von Dokumenten in SharePoint etwas schwierig sein kann. Aus diesem Grund hat das Unternehmen das kostenlose SharePoint-Migrationstool entwickelt. Dieses Tool verarbeitet alles von kleinen bis hin zu großen Migrationen, einschließlich Dateien, Ordnern und sogar Listen von Ihrer SharePoint-Website. Die Elemente werden nach OneDrive oder SharePoint verschoben.
Der offensichtlichste Vorteil dieser Methode ist die Fähigkeit des Tools, große Migrationen zu verarbeiten. Es ist auch sehr anpassbar und behält den Versionsverlauf bei. Es ist jedoch nicht mit SharePoint-Versionen vor 2013 kompatibel. Im Gegensatz dazu können einige Migrationsprodukte von Drittanbietern wesentlich besser angepasst werden.
6. Produkte von Drittanbietern
Die meisten hochwertigen Dokumentenmigrationsprodukte von Drittanbietern sind nicht kostenlos, bieten jedoch eine hervorragende Leistung, insbesondere bei umfangreichen Migrationen. Sie sind in der Regel skalierbar und hochgradig anpassbar. Die meisten dieser Produkte sind in der Lage, alles beizubehalten, einschließlich Inhaltstypen, Metadaten, aller Eigenschaften und des Versionsverlaufs.
Andererseits kostet diese Methode Geld. Wenn Sie die Tatsache berücksichtigen, dass Sie für ein Tool bezahlen, das Ihnen beim Verschieben von Dokumenten hilft, werden Sie sich fragen, warum SharePoint noch nicht über eine benutzerfreundliche Option verfügt. Ein weiterer Nachteil ist, dass Produkte von Drittanbietern von einem Administrator konfiguriert und ausgeführt werden müssen.
7. Kundenspezifische Lösung
Schließlich können Sie Ihre eigene benutzerdefinierte Lösung mithilfe verschiedener Techniken wie der REST-API codieren. Der Endbenutzer muss nichts weiterleiten, Sie können beliebig anpassen und sicherstellen, dass alles in den Dokumenten erhalten bleibt. Andererseits müssen Sie in der Lage sein, Code zu schreiben und einige Zeit damit zu verbringen, den Code zu pflegen, was in Zeiten von Produktaktualisierungen besonders schwierig sein kann.
Wählen Sie Ihre Methode
Es gibt noch mehr Methoden zum Verschieben von Dokumenten in SharePoint, diese sollten jedoch den größten Teil Ihrer Anforderungen abdecken. Überlegen Sie zunächst, was Sie benötigen, und schon bald wissen Sie genau, welche Methode Sie für die einzelnen Schritte verwenden müssen.
Welche dieser Methoden bevorzugen Sie? Haben Sie mehr als eine verwendet? Diskutieren.
