Der Kalender von Outlook ist sowohl für den geschäftlichen als auch für den privaten Gebrauch das effektivste Zeitmanagement-Tool. Sie können Ihren Zeitplan einfach organisieren und mit anderen teilen, und Sie können die Kalender anderer Personen anzeigen, um sicherzustellen, dass Sie hinsichtlich der Fristen alle auf der gleichen Seite sind.
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Es gibt viele Funktionen in Outlook, die die Zusammenarbeit vereinfachen, aber das macht es nicht perfekt. Wenn Sie sich fragen, wer auf Ihren Kalender schaut, stoßen Sie möglicherweise auf einige Einschränkungen.
Können Sie sehen, wer Ihren Kalender gesehen hat?
Die Antwort auf diese Frage lautet "Ja und Nein". Obwohl diese Funktion zum Teil verfügbar ist, bietet sie Ihnen nicht alle Informationen, die Sie benötigen.
Wenn Sie kein Kalenderadministrator sind, können Sie nicht sehen, wer Ihren Kalender angesehen hat. Und wenn Sie ein Administrator sind, sehen Sie nur das letzte Konto, das sich bei ihm angemeldet hat. Sobald ein anderer Account den Kalender anzeigt, wird der vorherige unsichtbar, sodass die vollständige Liste der Personen, die ihn angesehen haben, nicht mehr angezeigt werden kann.
Am nächsten ist es zu überprüfen, wer Ihren Kalender sehen kann. Gehen Sie dazu zu Freigeben> Kalenderberechtigungen. Sie sehen eine vollständige Liste der Personen, die Zugriff auf Ihren Kalender haben, sowie die Art des Zugriffs.
Wie sieht Ihr Kalender für andere aus?
Wie andere Ihren Kalender sehen, hängt von den Informationen ab, die Sie für sie freigeben möchten. Wenn Sie nicht beschließen, die Details Ihrer Aktivität mitzuteilen, können sie nur sehen, ob Sie frei oder beschäftigt sind.
Wenn Sie Ihren Kalender für andere Personen freigeben, können diese alle Details Ihrer Termine anzeigen. Wenn Sie den Zugriff auf einige Details beschränken möchten, können Sie bestimmte Termine auf Privat festlegen.
Bei der Freigabe eines Kalenders können Sie verschiedene Zugriffsberechtigungen auswählen. Wenn Sie beispielsweise Vollständige Details auswählen, sehen die Benutzer den Betreff, die Uhrzeit, den Ort sowie alle Notizen und Details, die Sie im Kalender gepostet haben.
Auf der anderen Seite werden unter Eingeschränkte Details nur das Thema, die Uhrzeit und der Ort angezeigt.
Neben Ihnen können Sie Editoren und Delegierte zuweisen, die beide Ihre Kalender bearbeiten können. Delegierte können in Ihrem Namen handeln, indem sie verschiedene Details teilen sowie Anfragen senden und beantworten.
Wie öffne ich die Kalender anderer Leute?
Das Anzeigen der Kalender anderer Personen in Outlook ist ganz einfach und mit nur wenigen Klicks erledigt. Folgendes müssen Sie tun:
- Gehen Sie in Outlook auf der Kalenderseite zu Kalender öffnen> Freigegebenen Kalender öffnen .
- Sie erhalten ein Popup-Fenster mit den Namen der Personen, deren Kalender Ihnen zur Verfügung steht. Klicken Sie auf Name… und wählen Sie dann einen Namen aus der Liste aus.
Abhängig von Ihrer Zugriffsberechtigung werden unterschiedliche Informationen angezeigt. Es wird auf der rechten Seite Ihres Bildschirms angezeigt, und Sie können bis zu 30 Kalender nebeneinander anzeigen.
Wie delegiere ich den Kalenderzugriff?
Wenn Sie vorhaben, in den Urlaub zu fahren, oder wenn Sie möchten, dass aus irgendeinem Grund nur jemand anderes Ihren Kalender verwaltet, können Sie dies tun, indem Sie einen Delegierten bestimmen. Wie bereits erwähnt, können Delegierte Besprechungsanfragen im Namen des Managers senden und annehmen und verschiedene Elemente in einem Dokument bearbeiten.
So lassen Sie jemanden, z. B. einen Untergebenen, Ihren Kalender steuern:
- Gehen Sie in der Kalenderansicht zu Datei> Kontoeinstellungen und wählen Sie dann Zugriff delegieren .
- Klicken Sie auf Hinzufügen und wählen Sie dann entweder einen Namen aus der Liste aus oder geben Sie ihn ein. Klicken Sie auf den Namen und gehen Sie zu Hinzufügen .
- Vergeben Sie im Menü Berechtigungen delegieren die Berechtigungen für den Delegierten- Editor . Sie können das Dialogfeld auch schließen und eine der folgenden Optionen auswählen:
- Nur meine Delegierten, senden mir jedoch eine Kopie der Besprechungsanfragen und -antworten.
- Nur meine Delegierten.
Dies gibt einem anderen Benutzer vollen Zugriff auf Ihren Kalender und Sie können alles sehen, was mit Ihrem Zeitplan passiert.
Plane deine Zeit
Es gibt eine Vielzahl von Optionen, mit denen Sie Ihre Zeit effektiv mit Outlook verwalten können. Darüber hinaus können Sie Ihren Zeitplan mit Ihren Teammitgliedern teilen und sich deren Zeitplan ansehen. Sie können alle Arten von Projekten organisieren und den Fortschritt verfolgen.
Gibt es noch etwas an Outlook, das Sie gerne wissen würden? Zögern Sie nicht, Ihre Vorschläge in den Kommentaren unten zu teilen.
