Wenn Ihre Organisation Google Text & Tabellen oder G Suite verwendet oder Sie mit Organisationen zusammenarbeiten, die dies tun, kann es hilfreich sein zu wissen, wer welches Dokument wann angezeigt hat. Sie können nicht nur sicherstellen, dass alle Personen einen Entwurf, die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, Ihre neuesten Beiträge, Richtlinien und Verfahren oder ein anderes wichtiges Dokument lesen, sondern auch sehen, wer wann was getan hat.
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Bis vor kurzem konnten Sie nicht sehen, wer Ihr Google-Dokument angezeigt hat. Man konnte sehen, wer es bearbeitet hat, aber nicht wer es gerade gelesen hat. Wenn sie keinen Kommentar gespeichert, bearbeitet oder hinterlassen haben, hatten Sie keine Ahnung, ob eine bestimmte Person die neueste Version eines Dokuments überhaupt gelesen hat. Da Sie Google Text & Tabellen mit schreibgeschützten Berechtigungen freigeben können, können Sie das Dokument auch für einige Personen mit der Absicht freigeben, dass diese das Dokument überprüfen, jedoch keine Änderungen vornehmen.
Wenn Sie jetzt in einer Organisation arbeiten, können Sie Dinge so konfigurieren, dass Sie sehen können, wer Ihr Google-Dokument angezeigt hat. Sie können immer noch nicht sehen, wer Ihr Google Doc angesehen hat, wenn Sie Google Doc in der kostenlosen Version von Google Apps verwenden.
Google hat kürzlich die Funktion hinzugefügt, um zu sehen, wer Ihr Google Doc to G Suite angezeigt hat. Dazu gehören Google Apps und zuverlässiges E-Mail-Hosting. G Suite ist sehr beliebt bei kleinen und mittleren Unternehmen, die E-Mail-Hosting für den Domainnamen des Unternehmens einrichten möchten.
Der Aktivitätsmonitor der G Suite
Wenn Sie G Suite in einer Organisation verwenden und ein Google Doc für andere Personen zur Zusammenarbeit oder zum Lesen des Dokuments freigegeben haben, können Sie mit dem Aktivitätsmonitor den „Verlauf anzeigen“ der Google Doc-Datei anzeigen.
- Öffnen Sie das Google-Dokument, für das Sie den Anzeigeverlauf anzeigen möchten
- Klicken Sie dann oben rechts auf das Pfeilsymbol für den Aufwärtstrend oder gehen Sie zum Pulldown-Menü Extras
- Öffnen Sie den Aktivitätsmonitor
- Klicken Sie anschließend auf die Registerkarte Alle Viewer für Ihre Organisation
Dieser Prozess ermöglicht es Ihnen, Ansichten im Dokument zu verfolgen, einschließlich des Datums und der Uhrzeit der letzten Ansicht für jeden Betrachter. Wenn die Option zum Anzeigen des Verlaufs in Ihrem Google Doc nicht angezeigt wird, bedeutet dies wahrscheinlich, dass Sie bei der kostenlosen Version von Google Docs angemeldet sind, die mit jedem Google Apps-Konto geliefert wird, das Sie mit einem Google Mail-Konto erhalten.
Zuschauer und Kommentare Trends
Sie können nicht nur sehen, wer Ihr Google-Dokument angezeigt hat und wann der Aktivitätsmonitor es Ihnen ermöglicht, Trends zu sehen, wenn Personen Ihr Dokument angezeigt oder kommentiert haben.
Zuschauertrend - zeigt Ihnen ein Balkendiagramm der Anzahl der eindeutigen Zuschauer über einen beliebigen Zeitraum von 7 Tagen bis „Jederzeit“.
Kommentar-Trend - Zeigt Balkendiagramme des Kommentar-Trends über einen beliebigen Zeitraum von 7 Tagen bis zu "aller Zeiten" an.
Verlauf anzeigen deaktivieren
Sie können diese Funktion deaktivieren, wenn Sie an einer vertraulichen Datei arbeiten oder etwas, das nicht für den öffentlichen Gebrauch bestimmt ist. Dies trägt zwar nicht zur Privatsphäre bei, ist jedoch eine Einstellung, um den Geist zu beruhigen.
- Öffnen Sie das Google Doc
- Klicken Sie auf den Aufwärtstrendpfeil oben rechts in Ihrem Dokument oder gehen Sie im Pulldown-Menü zu Extras
- Öffnen Sie den Aktivitätsmonitor
- Aktivieren Sie unter Dokumenteinstellungen die Option "Verlauf meiner Ansicht für dieses Dokument anzeigen"
Sehen Sie, wer Ihr Google Doc geändert hat
Das Zählen von Ansichten ist nützlich, um die Verantwortlichkeit zu gewährleisten und sicherzustellen, dass die Personen, die Sie ein Dokument senden, es tatsächlich lesen, die Versionskontrolle jedoch wichtiger ist. Vor allem, wenn Sie in einer regulierten Branche arbeiten. Die Versionskontrolle wird von Google Text & Tabellen bereits seit einiger Zeit durchgeführt und zeigt an, wer ein Dokument bearbeitet, gespeichert oder freigegeben hat.
Wenn Sie an der Versionskontrolle interessiert sind oder sicherstellen möchten, dass niemand Änderungen vorgenommen hat, ohne die Datei zu sperren, können Sie dies herausfinden.
- Öffnen Sie ein Google Doc, das Sie verfolgen möchten
- Wählen Sie Datei- und Versionsverlauf
- Wählen Sie Versionsverlauf anzeigen
Auf der rechten Seite des Bildschirms sollte ein Schiebereglerfenster angezeigt werden, in dem jede Speicherung und Bearbeitung für das betreffende Dokument angezeigt wird. Je nachdem, wie Sie G Suite oder Google Text & Tabellen eingerichtet haben, können Sie diese Daten auch anzeigen, indem Sie oben im Dokument auf den Link "Letzte Bearbeitung war …" klicken. Es bringt Sie genau an den gleichen Ort.
In diesem Folienfenster sollten Sie auch die Option haben, die vorherige Version des Dokuments anzuzeigen, bevor die Änderungen vorgenommen wurden. Dies ist für die Versionskontrolle von entscheidender Bedeutung, da Sie nachvollziehen können, welche Änderungen wann und von wem vorgenommen wurden. Es ist auch nützlich, wenn Sie einige Änderungen vorgenommen, darauf geschlafen, Ihre Meinung geändert und sie zurücksetzen möchten.
Sehen Sie, wer Ihr Google Doc freigegeben hat
Sie können auch sehen, wer wann Ihr Google Doc freigegeben hat. Sie können auch die Freigabeeinstellungen anzeigen, um den Zugriff auf Ihr Dokument besser steuern zu können.
- Öffnen Sie Google Drive und wählen Sie das runde "i" -Symbol oben rechts aus
- Wählen Sie im rechts angezeigten Schieberegler die Option Aktivität aus
Sie sollten sehen, ob das Dokument freigegeben ist oder wurde, wer das Dokument zuletzt bearbeitet hat und wann die letzte Aktion ausgeführt wurde. Es ist kurz, sagt Ihnen aber, was Sie wissen müssen.
Sie können auch innerhalb des Dokuments prüfen, indem Sie Freigeben auswählen. Die Namen der Personen werden im Popup-Fenster angezeigt. Wenn es mehrere Personen gibt, wählen Sie einen Namen und die Liste aller Namen wird angezeigt.
So können Sie sehen, wer Ihr Google Doc angesehen, geändert, freigegeben oder auf irgendeine Weise damit interagiert hat. Es funktioniert nur für G Suite und Google Docs, die für Organisationen und nicht für Einzelpersonen registriert sind, aber es funktioniert!
