Google Drive-Links sind nützlich für alle, die den Cloud-Speicherdienst für geschäftliche Zwecke oder zur Zusammenarbeit an Projekten verwenden. Jeder Benutzer mit einem Konto kann den Zugriff auf sein gesamtes Laufwerk oder auf bestimmte Dateien oder Ordner freigeben. Sie können den Zugriff auf schreibgeschützte Inhalte beschränken oder die vollständige Zusammenarbeit zulassen. Es ist möglich, ein Ablaufdatum für einen Google Drive-Link hinzuzufügen, was ein guter Trick ist. Ich werde Ihnen zeigen, wie Sie Links für die Zusammenarbeit in Google Drive verwenden.
Mit Google Drive können Sie problemlos zusammenarbeiten und Daten austauschen. Manchmal etwas zu einfach. Der Zugriff auf Ihre Daten ist zwar leicht zu entfernen, es ist jedoch sehr leicht zu vergessen, wer Zugriff hat und wie nicht. Wenn das Projekt abgeschlossen ist oder Sie keine andere Person mehr für den Zugriff auf Ihr Laufwerk benötigen, müssen Sie den Zugriff widerrufen. Während es sicher ist, ist es eine vernünftige Vorsichtsmaßnahme. Dann ist es gut, dass Sie bei Google einen Ablauf für solche Links festlegen können.
Hier finden Sie die Grundlagen zum Arbeiten mit Google Drive-Links.
Verwenden von Links in Google Drive
Sobald Sie Daten auf Ihrem Google Drive gespeichert haben, können Sie anderen das Lesen oder Lesen, Schreiben und Bearbeiten erlauben. Sie können beliebig viele Benutzer mit ihrer E-Mail-Adresse hinzufügen. Sie erhalten dann einen Link, über den Sie auf die Daten zugreifen und die von Ihnen zugewiesenen Aufgaben ausführen können.
Es ist wichtig zu wissen, dass über Links in Google Drive diese Personen nicht auf andere Teile Ihrer gespeicherten Daten zugreifen können, sodass diese weiterhin sicher sind.
Nun zum Teilen.
- Melden Sie sich bei Google Drive an und navigieren Sie zu dem Asset, das Sie freigeben möchten.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner und wählen Sie Get Sharable Link.
- Wenn Sie die Linkfreigabe aktivieren, wird der Umschalter grün.
- Wählen Sie Freigabeeinstellungen.
- Kopieren Sie den Link und senden Sie ihn manuell per E-Mail an die Personen, denen Sie den Zugriff erlauben möchten, oder fügen Sie sie als Benutzer hinzu, indem Sie ihre E-Mail-Adresse in das Feld Personen eingeben.
- Wählen Sie Fertig, wenn Sie fertig sind.
Diejenigen, die Sie hinzufügen, erhalten eine E-Mail mit dem Link, über den sie auf das von Ihnen zugelassene Asset zugreifen können.
Zugriffsberechtigungen in Google Drive verwalten
Sie können nicht nur steuern, wer auf Ihre Google Drive-Assets zugreifen kann, sondern auch, was sie damit tun können. Sie können den Lese- und Schreibzugriff einschränken und verhindern, dass andere Benutzer weitere Benutzer hinzufügen. Sie können auch verhindern, dass jemand Ihre Dateien herunterlädt, druckt oder kopiert. Wenn Sie ein Unternehmen führen, kann dieser letzte Aspekt sehr nützlich sein.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Asset, das Sie freigeben.
- Wählen Sie Teilen und dann den Link Erweitert unten rechts.
- Wählen Sie diese Option, um die Personen hinzuzufügen, denen Sie Zugriff gewähren möchten.
- Wählen Sie das Stiftsymbol rechts aus.
- Wählen Sie die gewünschte Zugriffsebene aus: Bearbeiten, Kommentar oder Anzeigen.
- Aktivieren Sie die folgenden Kontrollkästchen, um zu verhindern, dass Personen mit Bearbeitungszugriff weitere Personen hinzufügen oder Ihre Daten herunterladen, drucken oder kopieren.
- Wählen Sie Fertig.
Es ist immer besser, den Zugang zu beschränken, als zu großzügig damit umzugehen. Dies gilt insbesondere dann, wenn Ihre Daten privat sind oder Personen- oder Firmendaten enthalten. Sie können jederzeit Zugriff hinzufügen, falls dies erforderlich ist.
Legen Sie ein Ablaufdatum für einen Google Drive-Link fest
Wenn Sie ein Projekt über einen begrenzten Zeitraum ausführen, möchten Sie möglicherweise ein Ablaufdatum für den Google Drive-Link festlegen. Dies hilft, wenn Sie viel zu tun haben und möglicherweise vergessen, den Zugriff zu widerrufen, sobald die Zusammenarbeit abgeschlossen ist.
- Wählen Sie die Datei oder den Ordner aus, den Sie freigeben möchten.
- Wählen Sie unten rechts Freigeben und Erweitert aus.
- Fügen Sie die E-Mail-Adresse der Person hinzu, mit der Sie teilen.
- Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen und wählen Sie Ablaufzeit einstellen.
- Fügen Sie ein geeignetes Zeitlimit hinzu.
- Wählen Sie Speichern und dann Fertig.
Auf diese Weise können Sie der Person den Zugang für einen angemessenen Zeitraum, jedoch auf Dauer, gewähren. Für beschäftigte oder vergessliche Menschen kümmert sich das System dann um sich selbst.
Eigentümer in Google Drive ändern
Wenn Sie eine Arbeit oder Daten in Google Drive übergeben, anstatt zuzulassen, dass die Person, die Sie übergeben, Redakteur wird, können Sie das Asset einfach an diese Person übergeben. So bleibt alles schön aufgeräumt und Sie können sich auf das nächste Stück konzentrieren.
- Wählen Sie die Datei oder den Ordner aus, den Sie freigeben möchten.
- Wählen Sie unten rechts Freigeben und Erweitert aus.
- Fügen Sie die Person hinzu, falls Sie dies noch nicht getan haben.
- Wählen Sie ihren Namen unter Wer hat Zugriff.
- Wählen Sie das Bleistiftbearbeitungssymbol und ändern Sie es in "Eigentümer".
- Wählen Sie Fertig.
Das Asset wird dann auf sein Google Drive kopiert, und Sie können entweder auf das Asset zugreifen oder es entfernen.
