Festlegen des Ablaufdatums für freigegebene Google Drive-Dateien

Wenn Sie G Suite verwenden - Googles kostenpflichtiges Anwendungsset mit Google Mail, Google Text & Tabellen, Google Drive und Google Kalender für Unternehmen -, können Sie eine wenig bekannte Funktion verwenden, mit der Sie Ablaufdaten für freigegebene Google Drive-Dateien festlegen können. Die Möglichkeit, einen Ablauf für eine freigegebene Datei festzulegen, ist nützlich, um Daten vorübergehend mit anderen Teams oder externen Auftragnehmern zu teilen, ohne ihnen unbestimmten Zugriff zu gewähren. Darüber hinaus können Sie Entwürfe von Verbundprojekten freigeben, um sicherzustellen, dass niemand in Ihrem Team versehentlich auf eine veraltete Kopie Ihrer Daten zugreift.
Natürlich können Sie die Freigabe einer Datei jederzeit manuell aufheben, aber Sie müssen sich daran erinnern, dies für jede freigegebene Datei zu tun. Wenn Sie viele Dateien mit vielen verschiedenen Personen gemeinsam nutzen, kann dies schnell unpraktisch werden. Hier ist es besonders praktisch, automatische Ablaufdaten festzulegen, wenn Sie die Dateien zunächst gemeinsam nutzen . So legen Sie das Ablaufdatum für freigegebene Google Drive-Dateien fest.

Einschränkungen der Ablaufdaten für freigegebene Google Drive-Dateien

Stellen Sie zunächst klar, dass das automatische Ablaufdatum derzeit nur für Benutzer des kostenpflichtigen G Suite-Service verfügbar ist. Dies ist nicht für Benutzer eines kostenlosen Google-Kontos oder für Benutzer der älteren kostenlosen Version von G Suite verfügbar.
Beachten Sie auch, dass sich die oben genannte Einschränkung nur auf die Möglichkeit bezieht , freigegebene Ablaufdaten für Google Drive festzulegen. Die Benutzer, für die Sie eine Datei mit einem Ablaufdatum freigeben, müssen kein bezahltes G Suite-Konto haben oder Teil Ihrer G Suite-Organisation sein (obwohl Sie sicherstellen müssen, dass sie die richtigen Berechtigungen für Ihre freigegebenen Dateien haben, weiter unten diskutiert).

Festlegen eines Ablaufdatums für eine freigegebene Google Drive-Datei

Melden Sie sich zunächst in Ihrem Google Drive an und stellen Sie sicher, dass Sie das richtige G Suite-Konto verwenden.

Suchen Sie nach der Anmeldung die Datei, die Sie freigeben möchten, und klicken Sie mit der rechten Maustaste (oder bei Mac mit gedrückter Ctrl-Taste) auf die Datei. Wählen Sie im angezeigten Menü die Option Teilen .

Wenn Sie die Datei bereits geöffnet haben, können Sie auch auf die Schaltfläche Freigeben in der rechten oberen Ecke klicken.

Bei beiden Methoden wird ein neues Fenster zum Teilen mit anderen angezeigt. Wenn das Dokument bereits ohne Ablaufdatum für einen vorhandenen Kontakt freigegeben wurde, klicken Sie auf den Text Freigegeben für … unter dem Eingabefeld. Wenn Sie das Dokument zum ersten Mal freigeben müssen, geben Sie den Kontaktnamen oder die E-Mail-Adresse der gewünschten Benutzer ein und stellen Sie sicher, dass deren Berechtigungen auf Bearbeiten oder niedriger festgelegt sind (Sie können keinen Ablauf für Benutzer festlegen, die als Eigentümer festgelegt sind Berechtigungen).

Wenn Sie die Datei für die entsprechenden Benutzer freigegeben haben, klicken Sie oben auf "Für Text freigegeben" oder auf die Schaltfläche " Erweitert" in der rechten unteren Ecke. Bewegen Sie den Mauszeiger aus der angezeigten Benutzerliste über einen der Benutzer, um ein Stoppuhr- / Uhrensymbol anzuzeigen.

Klicken Sie auf dieses Symbol und wählen Sie den gewünschten Ablaufzeitraum aus dem Dropdown-Menü neben " Zugriff läuft ab" aus:

Es gibt Standardoptionen von 7 und 30 Tagen, aber Sie können Benutzerdefiniertes Datum auswählen, um ein beliebiges Ablaufdatum einzugeben. Die einzige Einschränkung ist, dass es keine Möglichkeit gibt, eine bestimmte Ablaufzeit festzulegen . Die Datei läuft immer zum Zeitpunkt der Freigabe am festgelegten Datum ab.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Änderungen speichern, um das automatische Ablaufdatum zu aktivieren. Sobald dieses Datum erreicht ist, hat Ihr Benutzer keinen Zugriff mehr auf die Datei. Um zu verhindern, dass sie es herunterladen und Ihre Ablaufeinstellungen umgehen, stellen Sie sicher, dass ihre Berechtigungen auf Anzeigen oder Kommentieren festgelegt sind, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen unten im Freigabefenster mit der Bezeichnung Optionen zum Herunterladen, Drucken und Kopieren für Kommentatoren und Betrachter deaktivieren .

Sie können den Freigabeverlauf anpassen oder abbrechen, indem Sie in dieses Menü zurückkehren, erneut auf das Uhrensymbol klicken und dann auf Ablauf abbrechen klicken.

Ich habe G Suite, aber das Uhrensymbol wird nicht angezeigt

Wenn Sie diese Schritte in Ihrem Konto ausgeführt haben, das Symbol für die Uhr / Stoppuhr jedoch nicht wie oben beschrieben angezeigt wird, ist es wahrscheinlich, dass Sie kein kompatibles G Suite-Konto haben. Wie bereits erwähnt, beschränkt Google die Erstellung von Verfallsdaten für freigegebene Dateien leider auf Benutzer des aktuellen G Suite-Dienstes.
Leider war sich Google auch über die Änderungen an seinem Service im Laufe der Jahre nicht im Klaren. Selbst wenn Sie ein G Suite-Konto haben, wurde es möglicherweise unter Googles "Legacy" -G Suite-Service erstellt und ist damit nicht kompatibel Feature. Verwirrend, nicht wahr?
Denken Sie jedoch daran, dass Sie nur ein modernes G Suite-Konto benötigen, um Ablaufdaten für freigegebene Dateien zu erstellen . Solange Sie über dieses kompatible Konto verfügen, können Sie das Ablaufdatum für alle Arten von Google-Konten innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens freigeben und konfigurieren.