Müssen Sie häufig eine E-Mail mehrmals hintereinander eingeben, um sie einzeln an mehrere Kontakte senden zu können? In diesem Fall kann ein Auto-Responder eine gute Lösung sein. Hier können Sie eine automatische Antwort festlegen, die als Antwort auf alle eingehenden E-Mails gesendet wird.
Es gibt viele Situationen, in denen dies nützlich sein kann. Wenn Sie nicht im Büro sind, sei es in der Mittagspause oder in den Ferien, können Sie auf diese Weise auf E-Mails antworten, ohne tatsächlich etwas tun zu müssen.
Wie funktioniert es?
OS X Mail verwendet unterschiedliche E-Mail-Regeln und -Kriterien, um automatische Antworten zu generieren. Wenn Sie alle Parameter richtig eingerichtet haben, können Sie sehr flexibel auf eingehende E-Mails reagieren, wenn Sie nicht auf Ihren Geräten sind.
Sie können verschiedene Kriterien festlegen, die erfüllt sein müssen, damit die Nachricht gesendet wird. Sie können wählen, ob Sie auf alle E-Mails oder nur auf die von Ihnen eingegebenen Adressen antworten möchten. Darüber hinaus können Sie auch verschiedene Nachrichten für verschiedene Kategorien von Absendern erstellen, sodass jeder eine entsprechende Antwort erhält.
So richten Sie einen Auto-Responder ein
Glücklicherweise ist es nicht schwierig, diese Funktion einzurichten. Sicher, es mag zunächst komplex klingen, aber seien Sie versichert, dass Sie dies auch tun können, wenn Sie keine technisch versierte Person sind. Hier sind die Schritte, die Sie befolgen müssen:
- Öffnen Sie die Mail-App, gehen Sie zum Menü "Mail" und wählen Sie "Einstellungen".
- Wenn Sie die Registerkarte "Regeln" sehen, klicken Sie auf "Regel hinzufügen".
- Schreiben Sie unter 'Beschreibung' den Namen des Auto-Responders so, dass Sie ihn leicht von den anderen unterscheiden können. Sie können beispielsweise "Automatische Urlaubsantwort" eingeben.
- Wählen Sie die Kriterien aus, die erfüllt sein müssen. Sie können wählen, ob alle Kriterien erfüllt sein müssen oder nur eines oder mehrere der von Ihnen festgelegten Kriterien.
Die von Ihnen festgelegten Kriterien bestimmen die Empfänger der automatischen Antwort. Sie können beispielsweise "Jede Nachricht" auswählen, um auf alle eingehenden E-Mails mit derselben Nachricht zu antworten. Sie können auch eine bestimmte Adresse festlegen, indem Sie die E-Mail-Adresse eingeben, auf die Sie antworten möchten.
Darüber hinaus können Sie Ihre Kontakte, früheren Absender oder VIPs als Empfänger der automatischen Antwort auswählen.
- Wählen Sie unter "Folgende Aktion ausführen" die Option "Auf Nachricht antworten" und klicken Sie dann auf "Nachrichtentext beantworten".
- Stellen Sie beim Eingeben der Nachricht sicher, dass Sie alle erforderlichen Informationen enthalten. Wenn Sie im Urlaub sind, lassen Sie die Leute wissen, wann sie einen Anruf von Ihnen erwarten können. Wenn Sie keine bestimmte Empfängerkategorie festlegen, dürfen Sie nicht zu viele persönliche Informationen preisgeben.
- Wenn Sie mit Ihrer Nachricht zufrieden sind, klicken Sie auf "OK". Wenn Sie in der App gefragt werden, ob Sie Ihre Regeln auf Nachrichten in ausgewählten Postfächern anwenden möchten. Wählen Sie "Nicht anwenden", da dies verhindert, dass möglicherweise Hunderte von E-Mail-Antworten auf Ihre bestehenden Konversationen gesendet werden.
Nachdem Sie fertig sind, können Sie sich eine E-Mail senden, um sicherzustellen, dass der Auto-Responder funktioniert. Wenn Sie möchten, können Sie auch komplexere Regeln mit bestimmten Daten, E-Mails von ausgewählten Domänen und vielem mehr erstellen.
So deaktivieren Sie einen Auto-Responder
Wenn Sie den Auto-Responder nicht mehr benötigen, können Sie ihn mit wenigen Klicks deaktivieren. Folgendes müssen Sie tun:
- Gehen Sie in der Mail-App zu "Mail" und klicken Sie auf "Einstellungen".
- Gehen Sie zu "Regeln" und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem von Ihnen erstellten Auto-Responder.
Wenn Sie dies nicht tun, bleibt der Auto-Responder aktiv, solange er aktiviert ist und die Mail-App geöffnet ist. Dies kann zu Verwirrung führen. Deaktivieren Sie diese Funktion, sobald Sie sicher sind, dass Sie sie nicht mehr benötigen.
Das letzte Wort
Der Auto-Responder ist eine großartige Funktion, die die Verarbeitung eingehender E-Mails erheblich vereinfacht. Wenn Sie die oben beschriebenen Schritte ausführen, sollten Sie keine Probleme damit haben, es auf Ihrem Mac zu aktivieren. Sobald Sie dies getan haben, können Sie Ihre E-Mail-Adresse verlassen und die App die Arbeit erledigen lassen.
Obwohl diese Funktion am häufigsten für die Arbeit verwendet wird, kann sie auch für die persönliche Post sehr nützlich sein. Neben dem Auto-Responder gibt es viele andere nützliche Regeln und Kriterien, die Sie anwenden können. Sie können festlegen, dass E-Mails automatisch gelöscht, bestimmte Aktionen an bestimmten Daten ausgeführt, bestimmte Nachrichten automatisch weitergeleitet werden und vieles mehr.
Sie können alle verfügbaren Regeln durchgehen, um die Regeln zu finden, mit denen Sie Ihre E-Mails so automatisieren können, wie es Ihren Anforderungen am besten entspricht.
