Hassen Sie es nicht einfach, wenn Sie ein paar Tage frei haben möchten und Sie immer wieder Unmengen von E-Mails und Telefonanrufen von Kunden oder Kollegen erhalten? Sicher, Sie könnten einige von ihnen wissen lassen, dass Sie weg sind, aber was ist, wenn sie ihre Posteingänge nicht überprüfen?
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Sie können nicht mit jedem kommunizieren, selbst während Sie arbeiten, geschweige denn in Ihrer Freizeit. Es besteht jedoch die Möglichkeit, dass Sie auch im Urlaub von geschäftlichen E-Mails überflutet werden. Zum Glück gibt es eine Möglichkeit, alle darüber zu informieren, dass Sie in einem bestimmten Zeitraum nicht verfügbar sind.
Einrichten eines Auto-Responders
Wenn Sie Microsoft Outlook verwenden, gibt es eine sehr einfache Methode, mit der Sie Menschen von Ihrem Rücken abhalten können. Es heißt Auto-Responder. Dies bedeutet im Wesentlichen, dass Sie eine vorprogrammierte Antwort an alle Personen senden, die Sie in Ihrer Freizeit kontaktieren.
Dies kann nur Minuten, Stunden oder sogar Tage oder Monate im Voraus eingestellt werden. Durch das Senden einer automatischen Antwort wird sichergestellt, dass Sie nicht jeden Tag Dutzende von E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, unabhängig davon, ob Sie viel Zeit mit Ihrer Familie verbringen oder an einem sonnigen Strand unterwegs sind.
So richten Sie den Auto-Responder in Outlook ein und deaktivieren ihn, wenn er nicht mehr benötigt wird.
Setup für automatische Antworten
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Automatische Antworten senden.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nur während dieses Zeitraums senden.
- Geben Sie ein Start- und ein Enddatum ein, um Ihrer automatischen Antwort die erforderlichen Parameter zu geben. Verwenden Sie dazu die Felder Startzeit und Endzeit.
Sie haben wahrscheinlich bemerkt, dass es zwei Registerkarten gibt:
- In meiner Organisation
- Außerhalb meiner Organisation
Wenn Sie auf das Feld Innerhalb meiner Organisation klicken, werden alle automatischen Antworten an E-Mail-Adressen gesendet, die bei der Organisation registriert sind, bei der Sie arbeiten (z. B. an Ihrer Universität oder in Ihrem Unternehmen). Sie müssen dann nur noch Ihre Nachricht eingeben und auf OK klicken, um sie zu speichern.
Die Option Außerhalb meiner Organisation ist für externe E-Mail-Adressen vorgesehen. So können Sie eine automatische Antwort einrichten:
- Wählen Sie zunächst die Registerkarte Outside My Organization.
- Aktivieren Sie die Option Automatische Antwort für Personen außerhalb Ihrer Organisation. Dies kann so eingestellt werden, dass E-Mails nur an persönliche Kontakte oder an alle Personen außerhalb der Organisation gesendet werden.
- Geben Sie die Nachricht in das Textfeld ein und bearbeiten Sie sie nach Ihren Wünschen.
- Legen Sie eine Start- und eine Endzeit fest, wie Sie es bei internen Antworten tun würden.
- Klicken Sie auf OK, um die Nachricht zu speichern.
Was ist mit dem Deaktivierungsprozess?
Um Ihre Abwesenheitsantworten zu deaktivieren, müssen Sie einen einfachen Vorgang ausführen. Klicken Sie zuerst auf die Registerkarte Datei, dann auf die Registerkarte Info und dann auf die Schaltfläche Automatische Antworten.
Sie erhalten zwei Optionen zum Ankreuzen:
- Senden Sie keine automatischen Antworten
- Senden Sie automatische Antworten
Wenn Sie die erste Option auswählen, wird die automatische Antwortfunktion deaktiviert. Sie müssen dies sowohl für interne als auch für externe Antworten tun.
Das letzte Wort
Beachten Sie, dass Sie ein neues Datum und eine neue Uhrzeit festlegen müssen, wenn Sie das Senden von automatischen Antworten an andere Personen fortsetzen möchten. Wenn die Funktion deaktiviert ist, müssen Sie die Deaktivierungsschritte zurückverfolgen und stattdessen die Option Automatische Antworten senden auswählen. Auf diese Weise können Sie die Zeitbereichsfelder erneut bearbeiten und die ausgehende Nachricht festlegen.
