E-Mails sind für die Arbeit im 21. Jahrhundert von der Kommunikation zwischen den Teammitgliedern bis zur Planung der Projekte in den nächsten Monaten unerlässlich. Das Problem ist natürlich, dass es im Zeitalter von Smartphones und Tablets anscheinend unmöglich ist, sich für längere Zeit von der Arbeit zu trennen. E-Mails auf Ihrem Smartphone sind für die meisten Unternehmen eine Grundvoraussetzung, das bedeutet jedoch, dass Ihr Arbeitgeber Sie im Grunde jederzeit erreichen kann. Jeder verdient eine Pause von der Arbeit und der Zeit, weg von E-Mails, Anrufen und all den Kommunikationsmedien, die wir so schwer hinter uns lassen können. Unabhängig davon, ob Sie in den Ferien sind oder einfach nur ein bisschen Zeit mit der Familie oder Freunden verbringen möchten, ist das Festlegen einer Outlook-Abwesenheitsnachricht der erste Schritt, um die Arbeit für eine Weile hinter sich zu lassen. Hier ist, wie es geht.
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Warum sollten Sie sich mit einer Abwesenheitsnachricht befassen?
Das Einrichten einer Abwesenheitsnachricht mag Ihren Chef nicht glücklich machen, aber zumindest können alle in Ihrer Arbeitsgemeinschaft und Außenstehende versuchen, Sie für die Kommunikation zu erreichen. Warum ist es wichtig, eine Abwesenheitsnachricht einzurichten? Tatsächlich gibt es einige Gründe:
Es ist eine gute Art, Kollegen, Manager und Kunden zuzulassen, dass Sie für eine bestimmte Zeit keinen Kontakt haben. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie länger als ein paar Tage im Urlaub sind.
Es ist professionell . Wenn jemand Ihre Hilfe bei etwas benötigt oder wenn ein Kunde eine Frage hat, hilft es ihm, ihn wissen zu lassen, dass Sie für eine bestimmte Zeit nicht da sind. Sie wissen, dass sie warten müssen, bis Sie zurückkehren oder sich jemand anderem nähern können. Beides hilft dem Geschäft und Ihnen.
Es sagt den Leuten, dass sie dich nicht nerven sollen . Wenn Sie eine Abwesenheitsnachricht senden, wissen die Leute, dass Sie im Urlaub sind, nehmen Sie sich Zeit oder was auch immer. Es ist weniger wahrscheinlich, dass sie Sie danach anrufen oder eine SMS senden.
Es gibt Ihrem Chef eine Sache weniger, über die er sich beschweren kann . Wenn Sie für einen anspruchsvollen Chef arbeiten und sich zurückziehen möchten, werden Sie Widerstand bekommen. Wenn Sie jedoch das Spiel spielen und professionell handeln, können sie aus disziplinärer Sicht nur sehr wenig tun.
Wenn es eine Sache gibt, die für die Arbeit wichtig ist, dann ist es wichtig, dass Sie sich immer als Profi im besten Sinne darstellen.
Richten Sie eine Abwesenheitsnachricht für Outlook ein
Das Festlegen einer Abwesenheitsnachricht hängt davon ab, ob Sie Outlook 2016 oder eine frühere Version oder Outlook in Office 365 verwenden. Ich werde beide Aspekte behandeln.
Ausblick 2016 und früher
Es gibt einige Schritte in dem Prozess, aber es ist ganz einfach zu tun.
- Erstellen Sie eine neue E-Mail und schreiben Sie Ihre Abwesenheitsnachricht. Nehmen Sie Abwesenheit in den Betreff auf, aber lassen Sie das Ziel leer.
- Wählen Sie Datei und Speichern unter.
- Speichern als Outlook-Vorlage mit der Aufschrift Dateityp.
- Wählen Sie Regeln und Benachrichtigungen verwalten und das Konto aus, auf das Sie die Nachricht anwenden möchten.
- Wählen Sie Neue Regel.
- Wählen Sie Regel auf empfangene Nachrichten anwenden und klicken Sie auf Weiter.
- Wählen Sie im Feld An die Stelle, an der sich mein Name befindet, und klicken Sie auf Weiter. Bestätigen Sie dann das Popup.
- Wählen Sie die Antwort mit einer bestimmten Vorlage aus und klicken Sie auf den Textlink im unteren Bereich.
- Wählen Sie die zuvor erstellte Vorlage aus und wählen Sie Öffnen. Weiter klicken.
- Wählen Sie diese Option aus, es sei denn, es handelt sich um eine automatische Antwort, um zu vermeiden, dass automatische Antworten an automatische Antworten gesendet werden. Weiter klicken.
- Geben Sie der Regel einen aussagekräftigen Namen und stellen Sie sicher, dass Diese Regel aktivieren aktiviert ist.
- Wählen Sie Fertig stellen und dann OK.
Dadurch wird die automatische Abwesenheitsantwort erstellt und aktiviert. Während dieser Vorgang das Konto angibt, für das er aktiv sein soll, können Sie ihn auch für alle E-Mail-Konten aktivieren. Wenn Sie die Regel in Schritt 11 aktivieren, können Sie darunter die Regel auswählen, die für alle Konten aktiv sein soll. Aktivieren Sie dies, wenn Sie speichern müssen.
Deaktivieren Sie die Outlook-Abwesenheitsnachricht
Wenn Sie aus dem Urlaub zurück sind oder was auch immer Sie getan haben, müssen Sie daran denken, Ihre automatische Antwort auszuschalten.
- Wählen Sie Datei in Outlook.
- Wählen Sie Regeln und Warnungen verwalten und dann E-Mail-Regeln.
- Wählen Sie das Konto aus und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Ihrer automatischen Regel.
- Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern.
Nun sind Sie offiziell wieder am Start!
Richten Sie in Office 365 eine Abwesenheitsnachricht ein
Office 365-Konten verwenden Exchange, während Outlook-Konten POP, IMAP oder Exchange verwenden. Der Prozess ist weitgehend derselbe, unterscheidet sich jedoch genug, um einen eigenen Durchlauf zu rechtfertigen.
- Wählen Sie in Outlook Datei und Automatische Antworten aus.
- Wählen Sie Automatische Antworten senden.
- Legen Sie eine Zeitskala fest, wenn Sie möchten. Dies ist nützlich für vergessliche Typen wie mich, die ihren autoreply aktiv lassen, selbst wenn sie zurückkommen.
- Stellen Sie sicher, dass die Registerkarte Innerhalb meiner Organisation aktiv ist, und fügen Sie Ihre Nachricht hinzu.
- Wählen Sie Outside My Organization und fügen Sie dort auch eine relevante Nachricht hinzu. Abhängig davon, von wem Sie eine E-Mail von außerhalb erhalten, müssen Sie möglicherweise nur "Meine Kontakte" überprüfen. Andernfalls werden E-Mails an alle Personen gesendet, einschließlich Newsletter, Benachrichtigungen und sogar Spam.
- Wählen Sie zum Aktivieren OK, wenn Sie fertig sind.
Der Prozess ist etwas kürzer als in Outlook 2016, aber das Endergebnis ist das gleiche. Die Möglichkeit, eine Zeitskala festzulegen, ist ordentlich und als Benutzer von Outlook 2016 hoffe ich, dass diese Funktion bald auf diese Version übergeht.
Deaktivieren Sie Ihre Abwesenheitsnachricht in Office 365
Wenn Sie den Timer nicht verwenden möchten, frühzeitig zurückkehren oder Ihre Abwesenheitsnachricht stornieren müssen, können Sie dies.
- Öffnen Sie Outlook und wählen Sie Datei.
- Wählen Sie Automatische Antworten und markieren Sie die Abwesenheitsregel.
- Wählen Sie Keine automatischen Antworten senden.
Dadurch wird das Senden der Nachrichten durch Exchange sofort beendet. Stellen Sie daher sicher, dass Sie zur Beantwortung bereit sind, sobald Sie sie deaktivieren.
Jetzt wissen Sie, wie Sie eine Abwesenheitsnachricht für Outlook einrichten. Viel Glück damit!
