Der Cloud-Speicher bietet Ihnen nicht nur einen neuen Ort zum Speichern von Dateien. Es bietet Benutzern auch eine völlig neue Möglichkeit, Dokumente, Bilder und Ordner freizugeben. E-Mail-Anhänge sind weitaus weniger wichtig als früher, da Benutzer auf Cloud-Plattformen Dokumente und Ordner gemeinsam nutzen können. Dies bedeutet, dass Sie Dateien mit Links freigeben und bearbeiten können.
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Google Drive ist eine der besten Cloud-Speicher-Apps zum Speichern von Dokumenten und Bildern. Es bietet Benutzern mindestens 15 Gigabyte Speicherplatz und Sie können Dateien auch über Google Drive freigeben. Sie benötigen lediglich ein Google-Konto, das Sie hier einrichten können. Anschließend können Sie sich bei GD anmelden, einige Dokumente oder Bilder in Ihrem Cloud-Speicher speichern und mit anderen teilen, wann immer Sie möchten.
Google Drive-Dateizugriffsebenen
Wenn Sie Google Drive-Dateien freigeben, müssen Sie eine von drei Zugriffsebenen auswählen. Sie können den Zugriff zum Bearbeiten, Anzeigen und Kommentieren auswählen. Ansicht ist die am meisten eingeschränkte Zugriffsebene, für die fast nur Leserechte gelten. Diese Zugriffsebene ermöglicht jedoch auch das Herunterladen und Kopieren von Dateien.
Durch den Kommentarzugriff können Empfänger freigegebener Dateien diese auch kopieren und herunterladen. Sie können auch Kommentare hinterlassen oder Änderungen für Dateien vorschlagen. Dies ist also eine praktische Zugriffsebene, wenn Sie Eingaben für eine Datei benötigen.
Der Bearbeitungszugriff ist am wenigsten eingeschränkt. Auf diese Weise kann jemand die freigegebene Datei oder den freigegebenen Ordner bearbeiten oder Änderungen daran vornehmen. Darüber hinaus können Benutzer mit Bearbeitungszugriffsebene auch Ordner bearbeiten, Dateiversionen löschen, die Datei freigeben, Dokumente herunterladen und Dateien kopieren.
Dateien für bestimmte Personen mit E-Mail-Einladungen freigeben
Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie Google Drive-Dateien freigeben können. Sie können sie mit E-Mail-Einladungen oder Links teilen. Um Dateien für Einladungen freizugeben, benötigen Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger. Öffnen Sie dann Ihren Google Drive-Cloud-Speicher in einem Browser und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei, die Sie freigeben möchten. Wählen Sie im Kontextmenü die Option Freigeben, um die im folgenden Schnappschuss angezeigten Optionen für die Dateifreigabe zu öffnen.
Geben Sie nun die E-Mail-Adresse einer Person, mit der Sie sie teilen möchten, in das Textfeld E-Mail-Adressen ein. Dort können Sie eine oder mehrere E-Mails eingeben. Sie können auch einige zusätzliche Dateidetails in das Textfeld Notiz hinzufügen eingeben.
Um eine Zugriffsebene auszuwählen, drücken Sie die Taste rechts neben dem E-Mail-Textfeld. Daraufhin wird ein kleines Menü geöffnet, das die Zugriffsebenen für die Datei wie im folgenden Schnappschuss enthält. Wählen Sie aus diesem Menü eine Berechtigungsstufe zum Bearbeiten , Anzeigen oder Kommentieren . Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden , um die Dateifreigabe-E-Mail-Einladungen an die vorgesehenen Empfänger zu senden.
Dateien mit Links teilen
Alternativ können Sie Google Drive-Dateien mit Links teilen, was weniger sicher ist als E-Mail-Einladungen. Sie können eine Datei mit einem Hyperlink freigeben, indem Sie mit der rechten Maustaste auf ein Dokument oder ein Bild klicken und im Kontextmenü die Option Gemeinsam nutzbaren Link auswählen. Dadurch wird die Linkfreigabe aktiviert, wie im folgenden Schnappschuss gezeigt. Anschließend können Sie einen Hyperlink auswählen, ihn mit der Tastenkombination Strg + C kopieren und diesen Link an alle Personen weitergeben, für die Sie die Datei freigeben möchten.
Um weitere Optionen für die gemeinsame Nutzung von Links anzuzeigen, klicken Sie auf Freigabeeinstellungen , um das unten abgebildete Fenster zu öffnen. Anschließend können Sie auf die Schaltfläche Link kopieren klicken, um den Hyperlink in die Zwischenablage zu kopieren. Klicken Sie auf das Feld Jeder mit dem Link , um eine Zugriffsebene für die Datei auszuwählen.
Klicken Sie unten rechts im obigen Fenster auf Erweitert , um die Einstellungen im Snapshot direkt darunter zu öffnen. Anschließend können Sie den Hyperlink über soziale Medien wie Twitter und Google+ freigeben. Darüber hinaus können Sie auch sicherstellen, dass niemand die freigegebene Datei kopiert, indem Sie die Einstellung Deaktivieren zum Herunterladen, Drucken und Kopieren für Kommentatoren und Betrachter auswählen. Wählen Sie die Option Editoren daran hindern, den Zugriff zu ändern und neue Personen hinzuzufügen, um sicherzustellen, dass Editoren die Dateien nicht für andere Personen freigeben können.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Google Mail, um den Link per Webmail freizugeben. Google Mail beschränkt Sie auf 25 MB für Standard-E-Mail-Anhänge. Mit der Dateifreigabe von Google Drive können Sie jedoch bis zu 10 GB Dokumente oder Bilder mit Google Mail senden. Weitere Informationen zum Versenden von Google Drive-Dateien per E-Mail finden Sie in diesem Tech Junkie-Handbuch.
Dateien für Benutzer freigeben, die nicht zu Google Drive gehören
Sie können Dateien auch für andere Benutzer freigeben, die keine Google Drive-Konten haben. Der beste Weg, eine Datei für Nutzer ohne Google Drive freizugeben, ist das Einrichten eines gemeinsam nutzbaren Links im Web. Dann kann jeder die Datei öffnen, auch ohne den Hyperlink, indem er sie mit der Google-Suchmaschine entdeckt. Um die Option Öffentlich im Web auszuwählen, klicken Sie im Fenster Freigabeeinstellungen auf die Schaltfläche Ändern , um die Optionen direkt darunter zu öffnen.
Dort können Sie die Option Öffentlich im Web auswählen. Jeder mit dem Link kann die Datei dann öffnen, ohne sich bei Google Drive anzumelden. Sie können auch die Option Aus - Bestimmte Personen auswählen, um alle Dateilinks zu deaktivieren. Drücken Sie die Taste Speichern , um die ausgewählten Einstellungen zu bestätigen.
Freigegebene Dateien öffnen
Wenn jemand Dateien oder Ordner für Sie freigibt, können Sie diese anzeigen, indem Sie links auf Ihrer Google Drive-Speicherseite auf Für mich freigegeben klicken. Das öffnet eine Übersicht der freigegebenen Dateien und Ordner, wie in der Abbildung unten gezeigt. Anschließend können Sie dort mit der rechten Maustaste auf eine Datei klicken und im Kontextmenü Vorschau oder Öffnen mit auswählen.
Sie können die freigegebenen Dateien mit der Option Zu meinem Laufwerk hinzufügen zu Ihrem Google Drive-Speicher hinzufügen. Wählen Sie eine Datei oder einen Ordner aus und klicken Sie auf Zu meinem Laufwerk hinzufügen. Anschließend können Sie auf Mein Laufwerk klicken, um die freigegebene Datei zu öffnen oder eine Vorschau anzuzeigen.
Also, wer braucht E-Mail-Anhänge? Jetzt können Sie stattdessen Dateien und Ordner für Google Drive freigeben. Die Dateifreigabe ist bequemer und Sie können auch größere Dateien freigeben, als Sie mit Webmail anhängen können.
